HR-ის ავტომატიზაცია: ტრენდი თუ აუცილებლობა?

პროცესების ავტომატიზაცია HR გუნდის მუშაობას ამარტივებს, მეტ დროს ტოვებს ტალანტების საძებნელად, განვითარებისთვის, თანამშრომელთა ლოიალობის ზრდისა და HR-ბრენდის დასახვეწად. ერთად ვნახოთ, რისი ავტომატიზება უნდა მოვახდინოთ პირველ რიგში, რა გადავაბაროთ ჩატ-ბოტს და რომელი ციფრული უნარები უნდა განვავითაროთ ამისთვის.

HR! ახსნის დრო არაა – გააციფრულე!

ტექნოლოგიების განვითარებამ წარსულს ჩააბარა ექსელის ცხრილები, სaვალდებულო ოფლაინ-კომუნიკაციები და ქაღალდის სამუშაო. იმისათვის რომ კონკურენტუნარიანი დარჩეს და სამუშაოს შედეგიანობაც აამაღლოს, კომპანიისთვის მნიშვნელოვანია ბიზნეს-ამოცანების, მათ შორის HR გუნდის მუშაობის ავტომატიზაცია.

ბიზნესი პირველ რიგში იმ პროცესების ავტომატიზებას ახდენს, რომლებიც მოგებაზე მოქმედებენ: ფინანსური მართვის, წარმოების, გაყიდვების და შესყიდვების. კარანტინის პერიოდში კარანტინის პერიდში მონაცემთა კორპორაციული ბაზების დანერგვა დაიწყო, რომელთა მიზანიც თანამშრომელთა სწავლება და წარმატებაზე დაკვირვებაა. კომპანიებმა HR-გუნდების დროის ნაწილობრივი ოპტიმიზაცია მოახდინეს, თუმცა პერსონალის მართვის სფეროს სრულ ავტომატიზაციაზე საუბარი უკრაინაში ჯერ ძალიან ადრეა. მიუხედავად იმისა, რომ HR-პროცესები – შერჩევა, ადაპტაცია, მუშაობის შეფასება, სწავლება და თანამშრომელთა განვითარების ინდივიდუალური გეგმების ფორმირება – მნიშვნელოვან გავლენას ახდენს ბიზნესზე, HR ყველაზე არაავტომატიზებულ სფეროდ რჩება.

რითი დავიწყოთ? პირველი HR-პროცესები ავტომატიზაციის მოლოდინში

ძირს რუტინა!

კანდიდატის მონაცემების შეყვანა, ინტერვიუზე მიწვევის გაგზავნა და სამუშაო წინადადების მომზადება ის რუტინული ამოცანებია, რომელიც სისტემას უნდა გადაეცეს, რათა HR-სპეციალისტების დრო კომპანიის სტრატეგიული ამოცანების გადასაწყვეტად გამოთავისუფლდეს. გაიხსენეთ, რამდენ დროს ხარჯავს T&D-მენეჯერი (Training & Development) ოფლაინ-სწავლების არგანიზებაზე: მოწვევების დაგზავნაზე, მასალების ბეჭდვაზე, სალექციო დარბაზისნმოძებნაზე, ტრენერების მივლინებებიწს გაფორმებაზე, უკუკავშირის მასალების შეგროვებაზე და სხვა საკითხებზე? არადა მათი საქმიანობა ამასთანავე მოიცავს თანამშრომელთა განვითარების გეგემის შედგენას, სასწავლო გრაფიკის შეთანხმებას, ცოდნის კონტროლს და შედეგების ესკალაციას მმარ?თველი გადაწყვეტილებების მისაღებად. ეს ყველაფერი შრომით დანახარჯებს ზრდის. ციფრული ტექნოლოგიები პროდუქტიულობის მრავალჯერად ზრდას განაპირობებენ. ყველაზე შედეგიანი კომბინაციაა «ინოვაცია + ადამიანი», რომელიც აკონტროლებს, მართავს და აუმჯობესებს კომპანიის კონკრეტული მოთხოვნის შესაბამის ტექნოლოგიებს. HR-სპეცალისტები სტრატეგიულ გადაწყვეტილებების მისაღებად, KPI-ს შექმნისა და ტალანტების მოსაძიებლად არსებობენ, ხოლო HR-პროცესების ავტომატიზაციის სისტემამ რუტინული ამოცანების გადაჭრა და მექანიკური სამუშაოს შესრულება უნდა მოახდინოს.

სრულყოფილი HR. ციფრული HR-ის სრულყოფის 4 ფაზა

«ციფრული სრულყოფილების» ცნება დღეს ბიზნესსაც შეეხება და ცხოვრებასაც. დისტანციურ მუშაობასთან შეგუების პროცესი დასრულებულია, შემდგომი გამოწვევა – ახალ პირობებში მუშაობის შედეგების შენარჩუნება და გაძლიერებაა. დეივ ულრიხის, მსოფლიოს ყველაზე გავლენიანი HR-ექსპერტის აზრით, კომპანიის ციფრული HR განვითარება სრულყოფილების ოთხ ფაზას მოიცავს:

1. პერსონალის ეფექტური მართვა. კომპანია ინვესტირებას იმ ტექნოლოგიურ პლატფორმებში ახდენს, რომლებიც საკადრო პროცესებს მართავენ.
2. HR-ის შედეგიანობა. ტექნოლოგიები კონკრეტულიHR-პროცესების მოდერნიზაციისთვის გამოიყენება: შერჩევა, ადაპტაცია, სწავლება, შედეგიანობის მართვა, კომუნიკაციები.
3. ინფორმაცია. ხდება შიდა და გარე მონაცემების გაერთიანება და ისინი ანალიზისთვის ხელმისაწვდომი ხდება. ანალიზის შედეგები დასკვნების.
4. კავშირი და გამოცდილება. ციფრული HR ადამიანთა გასაერთიანებლად და ერთიანი კუთვნილების შეგრძნების გასავითარებლად გამოიყენება.

ტექნოლოგიები ნებისმიერი ბიზნეს-პროცესის ოპტიმიზაციის საშუალებას იძლევა

ადამიანური კაპიტალის მართვის დიჯიტალიზაციის შედეგად სასურველი შედეგის მისაღებად 4 ნაბიჯია გასახორციელებელი:

1. განსაზღვრეთ და გადაწყვიტეთ, რომელი ბიზნეს-პროცესების ავტომატიზაციაა საჭირო 
2. აღწერეთ შერჩეული ბიზნეს-პროცესები,  
3. ჩამოთვალეთ ყოველ მათგანში შესრულებული ოპერაციები,  
4. გაანაწილეთ პრიორიტეტები – რომელი პროცესებია ყველაზე შრომატევადი და არაეფექტური? 

ციფრული HR-თანაშემწე. რა უნდა გადავაბაროთ ჩატ-ბოტს?

რეკრუტინგი, რომელიც თავისით მუშაობს

ტექნოლოგიების დანერგვა თვითმიზანს არ წარმოადგენს. ისინი HR-გუნდის ამოცანების რეალიზაციაში გვეხმარება და თანამშრომელთა დროის ოპტიმიზაციას ახდენს. HR-ის IT-გადაწყვეტები ერთდროულად რამდენიმე ბიზნეს-პროცესის ავტომატიზაციის საშუალებას იძლევა, რაც კომპლექსურად ახდენს ზეგავლენას კავშირზე «HR > კანდიდატი > თანამშრომელი > კომპანია». ტექნოლოგიების გამოყენების კარგი მაგალითია ჩატ-ბოტი. ეს კანდიდატთან ურთიერთობის ინტერაქტიული და უფრო ინფორმაციული საშუალებაა, ვიდრე კომპანიის საიტის ხშირად დასმული შეკითხვების (FAQ). ჩატ-ბოტი მაძიებელს ვაკანსიების სიას აცნობს და სასურველი არჩევანის ერთი დაწკაპუნებით გაკეთების საშუალებას იძლევა. შინაგანი კომუნიკაციების სრულყოფის შედეგად ჩატ-ბოტი ამარტივებს საჭიროების, ღონისძიებაზე რეგისტრაციის და უკუკავშირის განაცხადების შევსების კონსოლიდაციას. HR გუნდი განაცხადებს ხელით არ ამუშავებს, რითაც ინფორმაციის დაკარგვის ან მექანიკური შეცდომის რისკი მცირდება. მნიშვნელოვანია ტექნოლოგიების გამოყენების საბოლოო მიზნის გააზრება, ანუ ციფრული HR-სტრატეგიის შექმნა. როდესაც თქვენთვის ბიზნეს-მიზანი ნათელია, მისი მიღწევის ინსტრუმენტი – მეორეხარისხოვანი ამოცანაა.

HR-ის ციფრული უნარ-ჩვევები

ციფრული ტრანსფორმაცია უწყვეტი პროცესია და ადამიანის ადაპტაციის უნარს ტექნოლოგიის განვითარების სიჩქარე მნიშვნელოვნად უსწრებს. ციფრული გარდაქმნები მაშინაა შესაძლებელი, როდესაც ტექნოლოგიური პროცესები მომხმარებლებისთვის ინტუიციურადაა გასაგები და ღირებულია თანამშრომლებისთვისაც და კომპანიისთვისაც.

პროგრამები და ტექნოლოგიები ყოველდღიურად იცვლება და მათ მუდმივი ტექნიკური მხარდაჭერა სჭირდება. მათ უზრუნველსაყოფად სპეციალისტებმა ციფრული უნარები უნდა განივითარონ.

დასაქმების სივრცის შესანარჩუნებლად HR-სპეციალისტებმა ციფრული აზროვნება და უნარები უნდა განავითარონ, უნდა შეეძლოთ HR-სისტემებით სარგებლობა და სარგებლის მიღება ფუნქციურ მოდელებთან ურთიერთობაში. ამგვარ ცოდნას მიეკუთვნება კობერუსაფრთხოების საფუძვლები, ციფრული ტრენდების გაგება, მესენჯერებით სარგებლობის უნარი, ტასკ-ტრეკერების გამოყენება, პროექტების მართვის ჩვევები. თუმცა ეს სია ყოველდღე იცვლება და ტრანსფორმირდება.

HR-პროცესების ავტომატიზაციის 7 უპირატესობა

ავტომატიზაციაზე გადასვლა ეტაპობრივადაა საჭირო, ვინაიდან არსებობს იმის საშიშროება, რომ ქაოტურმა პროცესებმა HR-ის მუშაობა კი არ გააადვილოს, არამედ უფრო დაამძიმოს სიტუაცია. ამავე დროს, პერსონალის მართვის სწორი დიჯიტალიზაცია დროსა და ფინანსებთან ერთად სხვა რესურსებსაც ზოგავს.

HR-პროცესების ავტომატიზაციის 7 უპირატესობა:   

1. ორგანიზებული მასიური რეკრუტინგი გამოხმაურებების მართვის სისტემის გამოყენებით: მომართვების შენახვა და დამუშავება, კანდიდატების ბაზის შევსება, მაძიებელთა ძიებისა და მოზიდვის დაჩქარება. 
2. ახალბედების ადაპტაციის ოპტიმიზებული პროცესი ონლაინ ჩექლისტებისა და შეხსენებების მეშვეობით. 
3. საოპერაციო საქმიანობის შრომითი დანახარჯების შემცირება გამავალი ცნობების მომზადება, რისი შედეგიც HR-გუნდის დადებითი რეპუტაციაა. 
4. თანამშრომლების სწავლება ხელსაყრელ ადგილას, ხელსაყრელ დროს და ხელსაყრელი მობილური ინტერფეისის მეშვეობით. 
5. შიდა კომუნიკაციების ხარისხის გაუმჯობესება. კადრების აღრიცხვის სისტემის დახმარებით თანამშრომლებს შეუძლიათ ინფორმაციის ოპერატიული მიღება მონაცემთა ბაზიდან. 
6. შეცდომების მინიმიზირება HR-ანგარიშებში: სისტემა დამოუკიდებლად აგენერირებს ანგარიშებს მითითებული ფილტრების შესაბამისად და სამუშაო დროის, ხელფასისა და დასაქვითი გადასახადების აღრიცხვის საშუალებას იძლევა. 
7. კომპანიის სტრატეგიის განხორციელება, რუტინულ პროცესებზე დროის კარგვის გარეშე. HR-სტრატეგიების ხედვები პერსპექტივაში და KPI-ის თანმიმდვერული შესრულება. 

პროცესების ავტომატიზაცია აიოლებს HR-მენეჯერების მუშაობას, ათავისუფლებს დროს ტალანტების საძიებლად, თანამშრომელთა ლოიალობის ასამაღლებლად და HR-ბრენდის გასავითარებლად. გარდა ამისა, ქრება 2-3 პროგრამაში ერთდროულად მუშაობის აუცილებლობა – მთელი ინფორმაცია ერთიან სისტემაში ინახება და არც მონაცემთა დუბლირებაა საჭირო. 

ციფრული ტრანსფორმაცია ყოველთვის უპრობლემოდ არ ხორციელდება, მაგრამ ყველაფერი ახლისადმი წინააღმდეგობა ბუნებრივი მოვლენაა. შეცვალეთ სამუშაოსადმი მიდგომა და HR-აზროვნება, გაიაზრეთ სამომავლო სარგებლის მასშტაბი და იმ გადაწყვეტების ევოლუცია, რომლებიც ღრუბლოვან ტექნოლოგიებს, მობილურ დანართებს, კორპორატიულ სოციალურ ქსელებს, ანალიტიკას, დაქირავების პლატფორმას, ადაპტაციას და პერსონალის სწავლებას მოიცავს!