რეალობამ ჩვენს ყოველდღიურობაში გარკვეული ცვლილებები შეიტანა, 16 მარტიდან ჩვენი კომპანია დისტანციური მართვის რეჟიმზე გადავიდა. ბევრი ჩვენთაგანისთვის ეს პერიოდი საკმაოდ სტრესული აღმოჩნდა, ვინაიდან სამუშაო საკითხები მანამდე სულ შეხვედრებზე წყდებოდა და ამ სქემის სასწრაფოდ შეცვლა გახდა საჭირო.
დისტანციური მუშაობის რეჟიმზე ოპერატიულად გადავერთეთ, რაც არსებული ტემპის შენარჩუნებაში და, ზოგიერთი თვალსაზრისით, რიგი საკითხების გაუმჯობესაბაშიც კი დაგვეხმარა.
უნდა ვაღიაროთ, რომ ეს პროცესი მარტივი სულაც არ აღმოჩნდა. თანამშრომლები იძულებულნი გახდნენ დაებალანსებინათ სამუშაო და პირადი დრო, რადგან სახლიდან მუშაობასაც გარკვეული კომპეტენცია სჭირდება. სამუშაოს ეფექტურობის შენარჩუნებასა და კომფორტული გარემოს შექმნაში ჯგუფების მიერ განხორციელებული რეგულარული ვიდეო ზარები და სტატუს შეხვედრები გვეხმარებოდა. მენეჯერების ამოცანა ყოველდღიური ზარების გრაფიკის დადგენა და მარტივი წესების შექმნაა იმისათვის, რომ გუნდის თითოეულმა წევრმა იცოდეს, თუ რას ელიან მათგან დღის ბოლოს. ამგვარი მიდგომა ოპტიმალურია საქმიანობის სტუქტურირებისა და მასზე ფოკუსირებისათვის. ასე გუნდიც იკვრება და თითოეული წევრიც მაქსიმალურადაა ჩართული სამუშაო პროცესში.
კომუნიკაცია
დისტანციური მუშაობის რეჟიმში კომუნიკაციის მოცულობა საგრძნობლად იზრდება, რაც ხშირად ქმნის გარკვეულ სირთულეებს. ჯერ კიდევ ხშირია შემთხვევები, როცა საკონფერენციო ზარის დროს რამდენიმე მონაწილე ერთდროულად იწყებს საუბარს ან ეთდროულად ჩუმდება, ზოგჯერ კი ისეც ხდება, რომ საუბარი მიკროფონის ჩართვის გარეშე გრძელდება. შეხვედრის რამდენიმე „გამოცოცხლების“ მიზნით ურთიეთობას ჩართული კამერების თანხლებით ვცდილობთ. ყველა შემთხვევაში ვცდილობთ დადებით მომენტებზე მოვახდინოთ კონცენტრირება და წვრილმანებით დავტკბეთ.
ყველა სასიხარულო მოვლენა ჩვენს შიდა სოციალურ ქსელ Yammer-ში აისახება, რაც ინფორმაციის მთელი კომპანიისთვის სწრაფად მიწოდების საუკეთესო საშუალებაა. Yammer-ს არაფორმალური ურთიერთობებისთვისაც ვიყენებთ და SMART business ცხოვრებაზე პუბლიკაციების საშუალებით ვსაუბრობთ: ვაქვეყნებთ პერსონალურ ბარათებს სხვადასხვა ინფორმაციით – დაბადების დღე იქნება ეს, კომპანიაში მუშაობის იუბილეები, დაწინაურება, გამოსაცდელი ვადის დასრულება, ბავშვის შეძენა თუ სხვა ამგვარი. თითქმის 300 ადამიანი მსოფლიოს ხუთ ქვეყანაში ერთდროულად ვართ, ეს ხომ ყოველდღე ნიშნავს დღესასწაულს! Yammer-ში ასევე სპეციალური არხი გვავქვს მომხმარებლებისთვის, სადაც ერთმანეთს სისტემაში განხორციელებული განახლებების შესახებ ვუზიარებთ ინფორმაციას. აქ სასურველი რჩევის მიღებაც შეიძლება და Microsoft-ის პროდუქტების სიახლეების შესახებ ამბების გაგებაც.
ასევე ვაგრძელებთ ყოველთვიური ახალი ამბების დაიჯესტის გამოქვეყნებას, ვატარებთ ტრენინგებს და ვხელმძღვანელობთ Speaking Club-ს. მართალია, ფორმატი შეიცვალა და ონლაინ რეჟიმზე გადავედით, მაგრამ ძირითადი ღირებულებები და daily-routine დისტანციური მუშაობის დროსაც უცვლელი დარჩა.
ყოველდღიური „ცოცხალი ურთიერთობის“ ყველა ტექნიკური პრობლემა Microsoft Teams-ის საშუალებით მოვაგვარეთ. დღეს Microsoft Teams პროექტებზე კომუნიკაციის მთავარი პლატფორმაა. აქ ვქმნით შეხვედრებს, ვსაუბრობთ და ვაზიარებთ დოკუმენტებს. თითოეული დავალებისთვის ან პროექტისთვის ცალკე არხი იქმნება, რაც ძალიან მოსახერხებელია. ვიდეო ზარების დროს შეგიძლიათ გააზიაროთ ეკრანი ან მისცეთ სხვა მონაწილეებს წვდომა დოკუმენტებზე.
დაგეგმვა
გუნდები დავალებებს ონლაინ სივრცეში Planner-ის საშუალებით მართავენ, ქმნიან გეგმებს, დავალებების სიებს და ადგენენ ვადებს. ფაილების და ფანჯრების ცვლილების გარეშე მუშაობა ბევრად კომფორტულია, იქიდან გამომდინარე, რომ მთელი გუნდი ერთიან სივრცეში მუშაობს.
რეპორტინგის სისტემა მთელი გუნდის საერთო დატვირთვის ერთდროულად ნახვის საშუალებას და კლიენტებისთვის წარსადგენი დავალებების გააკონტროლების საშუალებას იძლევა. მიუხედავად იმისა, რომ სახლიდან ვმუშაობთ, დატვირთვას პროექტის ოფისი ანაწილებს და საერთო სურათს ქმნის. შესაბამისად, არც საერთო ეფექტურობის მაჩვენებელი მცირდება და ამოცანების მოცულობაც კონტროლდება.
კალენდარს ემატება ლანჩის და ხელმისაწვდომობის საათები იმისათვის, რომ კოლეგებს შესაძლებლობა ჰქონდეთ უკეთ დაგეგმონ ერთმანეთთან კომუნიკაცია. ურთიერთობამ უფრო ეთიკური სახე მიიღო, ერთმანეთს მოულოდნელად არ ვურეკავთ, ვნიშნავთ შეხვედრას და ვხვდებით დათქმულ დროს. შეიძლება ითქვას, რომ კარანტინმა შიდა კომუნიკაციები უფრო დისციპლინირებული გახადა.
თიმბილდინგი
იმისათვის, რომ კოლეგებისთვის კომუნიკაცია უფრო მრავალფეროვანი გაგვეხადა და მხოლოდ სამუშაო დავალებებზე არ ვყოფილიყავით ორიენტირებულნი, რამდენიმე აქტივობა დავამატეთ:
- კვირაში ერთხელ ონალინ რეჟიმში ერთმენთს Speaking Club-ზე ვხვდებით, სადაც ჩვენთვის საინტერესო თემებს ინგლისურ ენაზე განვიხილავთ;
- შიდა სოციალურ ქსელში დავამატეთ „სახლის ოფისის“ რუბრიკა, სადაც ერთმანეთს სურათებს ვუზიარებთ. განსაკუთრებით მხიარულ სურათებს ის თანამშრომლები ანთავსებენ, რომლებსაც შინაური ცხოველები ან შვილები ყავთ.
- ამ კვირას ვამატებთ „Online Coffee Break“ – შეხვედრას Teams-ში, რომელსაც ნებისმიერი კოლეგა სურვილისამებრ შემოუერთდება 5 წუთიანი შესვენებისას.
იქიდან გამომდინარე, რომ ჯერ არ გავქვს საშუალება, ერთმანეთს პირადად გადავუხადოთ მადლობა SMART HCM & LMS-ის ჩატ-ბოტის საშუალებით, ვიყენებთ Praised ფუნქციას – ვაგზავნით შესაბამის „ბეჯს“ კოლეგასთან დამხარებისთვის და ინფორმაციის გაზიარებისთვის.
პარასკევობით გრძელდება #kitchentalks-ის ტრადიცია. კარანტინამდე კვირაში ერთხელ ჩვენი ოფისის სამზარეულოში ვიკრიბებოდით, სადაც ნებისმიერ მსურველს ჰქონდა საშუალება გაეკეთებინა პრეზენტაცია საკუთარი ინტერესების შესახებ და გაეზიარებინა ის კოლეგებისთვის: პარაშუტით ხტომა, „ნოვრუზის“ დღესასწაულის ტრადიციები, Outlook-ის საშუალებით შეხვედრების დანიშვნის ეთიკა, ინტერფეისების დიზაინი, და სხვა მრავალი. რას ვაკეთებთ ახლა? რა თქმა უნდა ვაგრძელებთ ამ შეხვედრებს, მაგრამ უკვე ონლაინ, Microsoft Teams-ის დახმარებით. სულ ცოტა ხნის წინ პრეზენტაცია ჩვენმა ერთ-ერთმა ახალმა კოლეგამ შემოგვთავაზა და ჩინეთში ცხოვრების საკუთარი გამოცდილება გაგვიზიარა. მისი პირადად გაცნობის საშუალება ბევრ თანამშრომელს არ ჰქონია, თუმცა #kitchentalks-ის დამხარებით ეს საკითხი მარტივად მოგვარდა.
ონბორდინგი
რამდენიმე კოლეგამ თანამშრომლობა ცოტა ხნის წინ, უკვე კარანტინის პერიოდში დაიწყო. საბედნიეროდ ჩვენ ამისთვისაც მზად აღმოვჩნდით – მთელი ონბორდინგის პროცესი ჩვენს SMART HCM & LMS სისტემაშია ატვირთული. პირველი, პრიორიტეტული ინსტრუქციები და დოკუმენტები, რომლებსაც კომპანიაში ახალმოსული ადამიანი ეცნობა, ელექტონული კურსების სახითაა მოცემული შესაბამისი ტესტებით, რათა სწავლის პროცესი უფრო საინტერესო გახდეს. სისტემაში, ძირითადი მასალების გარდა, არსებობს სპეციალური ელექტრონული კურსები დეველოპერებისთვისა და კონსულტანტებისთვის, კონტენტს თვითონ ვწერთ, შესაბამისად რეგულარულად ვანახლებთ სასწავლო მასალებს სისტემაში. მათზე წვდომა შესაძლებელია 24/7 ნებისმიერი მოწყობილობიდან, ეს ხომ ასე მნიშვნელოვანია დღევანდელ სახლის პირობებში.
სწავლება
კვირაში ერთხელ ვაქვეყნებთ Microsoft-ის ვებინარების სერიას, რომელზე რეგისტრაციაც ნებაყოფლობითია. რეგისტრირებულები ისმენენ ტრანსლაციას და შემდეგ ცვლიან მოსაზრებებს. დღევანდელი რეალობა გვკარნახობს, რომ წინსვლისთვის საჭიროა არსებული ცოდნის მუდმივი განახლება.
ჩვენ სიამოვნებით ვუზიარებთ გამოცდილებას, უფასო ვებინარების გრაფიკი კი ორი კვირით ადრე ქვეყნდება. სახლიდან მუშაობის გასამარტივებლად გუნდის დისტანციური მუშაობის რეჟიმსა და ინსტრუმენტებზე, ჩვენს პარტნიორებს, კლიენტებს და ყველა მსურველს რამდენიმე ენაზე ვუწევთ კონსულტაციას. გარდა ამისა, ვაჩვენებთ ინსტრუმენტების გამოყენების სცენარებს და ვეხმარებით დისტანციური სწავლების კონფიგურაციის პროცესში.
კლიენტებთან შეხვედრები, ვებინარები, და პრეზენტაციები – ყველაფერი Microsoft Teams-ის საშუალებით ტარდება. იმ შემთხვევაშიც კი, თუ კლიენტი მომხმარებელი არ არის – ვუგაზვნით ბმულს, რომლის საშუალებითაც შეძლებს შემოუერთდეს შეხვედრას, მიმოწერა და მასალები კი ინახება. შეგიძლიათ დაუყოვნებლივ გამოსცადოთ და შეაფასოთ ონლაინ სამუშაო სივრცის უპირატესობა, გიზიარებთ იმას, რითიც 2009 წლიდან თავად ვსარგებლობთ. ვუზიარებთ ჩვენს გამოცდილებას მათ, ვინც ღრუბლოვან სერვისებზე სწრაფად გადასვილს აუცილებლობის წინაშე აღმოჩნდა.
ადაპტაცია ცვლილებებთან
არსებული სიტუაცია თითოეული ჩვენთაგანისთვის რთულია. თუმცა, თუ მასზე გავლენის მოხდენის საშუალება არ არსებობს, ჩვენი ამოცანა სწრაფი ადაპტირება და ჩვენი შესაძლებლობების ყოველდღიური მაქსიმუმის დემონსტრირებაა. ამ ეტაპზე გუნდის ამოცანები არ შემოიფარგლება ჩვეულებრივი ფუნქციონალით, ვაკეთებთ იმას, რაც უფრო მნიშვნელოვანია: Travel გუნდი, ქვეყნებს შორის გადაადგილების აკრძალვის გამო ფინანსური დეპარტამენტის ოპერაციულ დავალებების გადაწყვეტას შეუდგა; Event გუნდი ყველა ღონისძების გაუქმების გამო მარკეტინგის გუნდს შეუერთდა – კონტენტის შექმნასა და კრეატიული გადაწყვეტილებების მიღებაში იღებს მონაწილეობას. შვებულების აღების ნაცვლად კოლეგებმა კომპლექსური მუშაობა და ცვლილებებთან ადაფტაცია დაიწყეს, იმისათვის რომ მათი რესურსი კომპანიისთვის გამოსადეგი გამხდარიყო არსებულ სიტუაციაში.
დღეს საუკეთესო დროა იმისათვის, რომ რაღაც ახალი სცადო და კომპანიის ყველა პროცესში ჩაერთო. ნუ შეგაშინებს ცვლილებები, მართე ისინი და, რაც ყველაზე მნიშვნელოვანია, იყავი ჯანმრთელი.
დისტანციური მუშაობის გამოცდილებას გვიზიარებს SMART business Georgia-ს CRM კონსულტანტი ნინო მაკასარაშვილი:
როდესაც გავიგე რომ სახლიდან უნდა მემუშავა დიდი ხნით, ძალიან გამიხარდა, ამის გამოცდილება მანამდე არ მქონდა, მაგრამ ყოველთვის მაინტერესებდა, როგორ გამომივიდოდა. პირველ რიგში ავარჩიე მყუდრო კუთხე, მაქსიმალურად ბევრი შუქით და მზის სხივებით, რაც ძალიან მეხმარება 9 საათზე მუშაობის განწყობაზე დავდგე. სახლში ყოფნის უპირატესობაა პატარა შესვენებების მოწყობა და იმის კეთება რაც დასვენებაში და ძალების მოკრებაში გეხმარება და გიყვარს-წიგნის კითხვა, მუსიკის მოსმენა ან თუნდაც, იოგა.
რა თქმა უნდა, რეჟიმისა და კონცენტრაციის შენარჩუნება აუცილებელია. ამისთვის, მე ვცდილობ MS teams-ის შეხვედრებში კლიენტთან, თუ კოლეგებთან ვიდეო ზარით ჩავერთო, რაც ნიშნავს რომ კარგად უნდა გამოვიყურებოდე! მუშაობის რეჟიმის შესანარჩუნებლად ძალიან მეხმარება ყოველდღიური გეგმის ჩამოწერა, ეს MS Teams-ში ძალიან მარტივია, რადგან ბევრი სხვადასხვა დავალებების მენეჯმენტის აპის ინტეგრაციაა შესაძლებელი. თუმცა, აქაც ბალანსის დაცვაა საჭირო, რომ ციფრული გადაწყვეტილებების ქსელში არ გავებათ და ამ ქსელში ნავიგაციას არ დავუთმოთ ბევრი დრო. რადგან სახლიდან ვმუშაობთ ჩემი მობილურიდან ყველა სამსახურთან დაკავშირებული აპლიკაცია წავშალე, რომლებსაც ძირითადად გზაში ყოფნის დროს ვიყენებდი ხოლმე. შედეგად, ყველა ვირტუალური ზარისა და შეტყობინების დროს არ მიწევს დამატებით მობილურის მონიტორინგი.
ერთი სიტყვით, სახლიდან მუშაობა ჩემთვის მოტივაციაა უფრო პროდუქტიული ვიყო და გამოთავისუფლებული პატარა შესვენებები ჩემს საყვარელ საქმიანობებს დავუთმო, ჩანახატებს, მუსიკას, გემრიელი ლანჩის მომზადებას ან უბრალოდ ფიქრს.
თუ გჭირდებათ დახმარება HR პროცესების ავტომატიზაციის და დისტანციური მუშაობისას თანამშრომლების ახალ ინსტუმენტებთან ადაპტაციის პროცესში ჩვენი სპეციალისტები სიამოვნებით დაგეხმარებიან ამ პრობლემის გადაწყვეტაში info@smart-it.com