Історія успіху: UHY PROSTOR

12 жовтня 2021

Як бухгалтерський аутсорсинг впроваджує проєктну модель управління

• UHY Prostor допомагає бізнесам рости і розвиватися, знаходячи їхні вільні ресурси і невикористані активи. Іншими словами, вона надає аутсорсингові бухгалтерські послуги. Компанія є представником міжнародної мережі UHY International в Україні, і, з огляду на нинішню активність ринку, зростання UHY Prostor неминуче. Це лише питання часу і правильної організації процесів.

• 

• За словами власника компанії Олександра Койнова, до початку масштабування необхідно було виправити 2 аспекти.

  Насамперед, необхідно було отримати точне розуміння того, який проєкт вигідний, а який – ні. Адже раніше рішення про те, з яким замовником продовжувати співпрацю, а з якими – ні, приймалося на підставі зворотного зв’язку менеджерів і бухгалтерів. Тепер же менеджмент UHY Prostor хотів знати собівартість проєкту, виражену в цифрах.

  Також в компанії хотіли чітко розуміти рівень завантаження фахівців. Одного факту перевантаженості співробітників було недостатньо. UHY Prostor прагнув зрозуміти причини цього.

  Тому компанія почала пошуки. Головним питанням був навіть не інструментарій (використовувати Microsoft Project, Bitrix24 або старий добрий Excel), а методологія, яка допомагає впоратися з хаосом. Тому перед початком глобальних змін керівники і менеджери UHY Prostor пішли отримувати знання.

  

  Серед послуг SMART business існує окремий освітній напрямок – навчальні програми, вебінари, сертифіковані тренінги для розширення експертизи та систематизації знань у певній галузі або технологіях. Один з таких курсів на тему управління проєктами пройшли UHY Prostor.

  Влад Березін, тренер курсу, а також РМ і аналітик проєкту впровадження Microsoft Project в компанії UHY Prostor з боку SMART business, коментує необхідність використання усвідомленого підходу до управління проєктами:

  “У сучасних ринкових умовах управління бізнес-процесами, а також різними додатками в рамках цих процесів – необхідність, а не розкіш. Рухатися згідно з обраною стратегією та ефективно справлятися з проблемами можна лише тоді, коли процеси описані, стандартизовані, адаптовані і автоматизовані. Це стосується і процесів управління проєктами.”
   
  

  Олександр також відповідає на питання, чому UHY Prostor обрала шлях проєктного бізнесу:

  “Я як власник побачив в цьому єдиний спосіб, за допомогою якого можна надати проєктам структуру і в подальшому на неї спиратися. Масштабуватися можна тільки через розуміння «що ми робимо, як ми робимо і якими ресурсами.”
   
  

  Станом на жовтень 2021 року команда UHY Prostor отримала в руки інструмент – Microsoft Project, знання про проєктний менеджмент, процеси управління проєктами, а також інструкції, які необхідно втілити в життя.

  Але програмне забезпечення і окреслені бізнес-процеси – це лише вершина айсберга. «Підводна» частина робіт полягає в тому, щоб донести до співробітників необхідність змін і завести всі проєкти в систему відповідно до методології та інструкцій від SMART business. Наразі компанія почала впорядковувати 33 проєкти бухгалтерського аутсорсингу. Згодом це буде екстрапольовано на аудиторів, юристів, кадровиків та інших співробітників компанії.

  Всі згадані бізнес-процеси розділені на 5 категорій:

  1. Процеси ініціації проєктів
  2. Процеси корпоративного планування
  3. Процеси планування одиничного проєкту
  4. Процеси реалізації, контролю та закриття
  5. Процеси управління змінами

  Але насправді ще існує «нульова категорія». Олександр називає ці роботи «проєктом впровадження проєктів» і каже, що поки що це займає 30% робочого часу. У команди немає опору змінам, оскільки вони розуміють, що в майбутньому отримають ефект у вигляді економії часу і кращого розуміння процесів. І, як наслідок, більший заробіток в їхньому бізнес-юніті.

  Що змінюється після впровадження Microsoft Project?

  Зміни по-різному впливають на власника бізнесу, керівників підрозділів і керівників проєктів.

  Керівник проєктів зможе:

  • Побачити календар кожного члена своєї команди, в якому завдання будуть розписані на 1 рік вперед. Звісно, не кожен бізнес може дозволити собі таку прозорливість, але якщо йдеться про бухгалтерський аутсорсинг, то проєкти передбачувані і мають циклічність.
  • Кожен керівник зможе заздалегідь визначити вартість проєкту і виставити ціну для клієнта в залежності від очікуваної маржинальності. Оскільки в компанії UHY Prostor досить демократична корпоративна культура, РМ може навіть відмовитися від проєкту, якщо бачить, що він не відповідає його фінансовим цілям.
  • Керівник проєктів зможе знизити свій особистий рівень стресу і рівень стресу в команді, чітко плануючи і відстежуючи завантаженість. Також він буде заздалегідь розуміти, чи потрібно залучати до виконання проєктних робіт додатковий персонал і скільки цей персонал буде коштувати.

   

  Власник та СЕО зможуть:

  • Масштабувати бізнес через більш глибинне розуміння проєктів і заздалегідь відому інформацію про нестачу ресурсів, а головне – в якому періоді компанія зіткнеться з ресурсним дефіцитом.
  • Відстежувати ключові показники проєктів і портфелів проєктів в режимі реального часу і вчасно реагувати на можливі проблеми без необхідності перевіряти цю інформацію у РМ-а особисто. Система розповість вам про все цифрами.

   

  «SMART business впровадив в UHY Prostor рішення Microsoft Project Online з Microsoft Project Professional, тобто інструменти, які дозволять компанії вийти на зовсім інший якісний рівень управління проєктами. Це не історія про надмірний контроль. Це історія про те, як стратегічне і тактичне планування допомагає позбутися хаосу і зробити щоденну роботу розміреною та передбачуваною.»
  

  «Станом на вересень 2021 року ми повністю запустили 4 проєкти в Microsoft Project, до січня 2022 року плануємо запустити вже всі 33 проєкти, а також кожен новий проєкт буде розміщуватися в Microsoft Project. Що вже можна сказати за результатами впровадження 4 проєктів? З’явилося більше ясності щодо часу виконання завдань, завантаженості команди за кожним її учасником. Поки мені не зовсім зрозуміло, як мені налаштувати дашборди, щоб отримувати потрібну інформацію про нові проєкти і сукупно за всіма проєктами компанії, але в процесі вивчення ми будемо тестувати. Хотів би додати, що процес впровадження Microsoft Project в нашій компанії – це якраз той випадок, коли опанування і впровадження програми допомагало всій нашій команді опановувати інструменти проєктного менеджменту.

  Окремо хотів би відзначити роль Влада Березіна в процесі впровадження Microsoft Project в нашій компанії. Особисто для мене, стратегічно важливі процеси, які слід реалізувати в нашому бізнесі, важливо просувати через їхнє прийняття і підтримку всієї команди. Влітку 2020 року наша команда менеджерів і керівників брала участь у тренінгу за програмою Менеджер Проєктів, викладачем якої був Влад. В результаті цього навчання прийшли до спільної думки, що методологія проєктного менеджменту прекрасно працює з нашими проєктами бухгалтерського аутсорсингу. Надалі Влад був керівником проєкту впровадження Microsoft Project в нашій компанії. Можна сміливо сказати, що наше спілкування з Владом стало однією з причин нашої нової бізнес-трансформації, за що я йому дуже вдячний.»

   

  Більш детальну інформацію про рішення та послуги SMART business можна отримати за телефоном +38 (044) 585-35-50 або залишити ваш запит тут.

• Дізнайтеся більше

  • AI Solutions
  • Microsoft Azure
  • Power BI

  Отримайте більше інформації

  Задати питання

  Поділитися у соцмережах