Истории успеха: UHY PROSTOR

12 октября 2021

Как бухгалтерский аутсорсинг внедряет проектную модель управления

• UHY Prostor помогает бизнесам расти и развиваться, находя их свободные ресурсы и неиспользованные активы. Иными словами, они предоставляют аутсорсинговые бухгалтерские услуги. Компания является представителем международной сети UHY International в Украине, и, учитывая нынешнюю активность рынка, рост UHY Prostor неизбежен. Это лишь вопрос времени и правильной организации процессов.

• 

• По словам собственника компании Александра Койнова, до начала масштабирования необходимо было исправить 2 аспекта:

  Первым делом, необходимо было получить точное понимание того, какой проект выгоден, а какой – нет. Ведь ранее решение о том, с каким заказчиком продолжать сотрудничество, а с каким – нет, принималось на основании обратной связи менеджеров и бухгалтеров. Теперь же менеджмент UHY Prostor хотел знать себестоимость проекта, выраженную в цифрах.

  Также в компании хотели четко понимать уровень загрузки специалистов. Одного факта перегруженности сотрудников было недостаточно. UHY Prostor стремился понять причины этого.

  Поэтому компания начала поиски. Главным вопросом был даже не инструментарий (использовать Microsoft Project, Bitrix24 или старый добрый Excel), а методология, которая помогает справиться с хаосом. Поэтому перед началом глобальных изменений руководители и менеджеры UHY Prostor пошли получать знания.

  

  Среди услуг SMART business существует отдельное образовательное направление – обучающие программы, вебинары, сертифицированные тренинги для расширения экспертизы и систематизации знаний в определенной области, технологиях. Один из таких курсов на тему управления проектами прошли UHY Prostor.

  Влад Березин, тренер курса, а также – РМ и аналитик проекта внедрения Microsoft Project в компании UHY Prostor со стороны SMART business, комментирует необходимость использования осознанного подхода к управлению проектами:

  «В современных рыночных условиях управление бизнес-процессами, а также различными приложениями в рамках этих процессов – необходимость, а не роскошь. Двигаться по выбранной стратегии и эффективно справляться с проблемами можно лишь тогда, когда процессы описаны, стандартизированы, адаптированы и автоматизированы. Это относится и к процессам управления проектами.»
   
  

  Александр также отвечает на вопрос, почему UHY Prostor выбрала путь проектного бизнеса:

  «Я как собственник увидел в этом единственный способ, с помощью которого можно придать проектам структуру. И в дальнейшем на неё опереться. Масштабироваться можно только через понимание “что мы делаем, как мы делаем и какими ресурсами.»
   
  

  По состоянию на октябрь 2021 года команда UHY Prostor получила в руки инструмент – Microsoft Project, знания о проектном менеджменте, процессы управления проектами, а также инструкции, которые необходимо воплотить в жизнь.

  Но программное обеспечение и отрисованные бизнес-процесы – это лишь вершина айсберга. “Подводная” часть работ состоит в том, чтобы донести до сотрудников необходимость изменений и завести все проекты в систему в соответствии с методологией и инструкциями от SMART business. На данный момент компания начала упорядочивать 33 проекта бухгалтерского аутсорсинга. Со временем это будет экстраполировано на аудиторов, юристов, кадровиков и других сотрудников компании.

  Все вышеупомянутые бизнес-процессы разделены на 5 категорий:

  1. Процессы инициации проектов
  2. Процессы корпоративного планирования
  3. Процессы планирования единичного проекта
  4. Процессы реализации, контроля и закрытия
  5. Процессы управления изменениями

  Но на самом деле ещё существует “нулевая категория”. Александр называет эти работы “проектом внедрения проектов” и говорит, что пока что это занимает 30% рабочего времени. У команды нет сопротивления изменениям, так как они понимают, что в будущем получат эффект в виде экономии времени и лучшего понимания процессов. И, как следствие, больший заработок в их бизнес-юните.

  Что меняется после внедрения Microsoft Project?

  Изменения по-разному влияют на собственника бизнеса, руководителей подразделений и на руководителей проектов.

  Руководитель проектов сможет:

  • Увидеть календарь каждого члена своей команды, в котором задачи будут расписаны на 1 год вперед. Конечно, не каждый бизнес может позволить себе такую прозорливость, но если речь идет о бухгалтерском аутсорсинге, то проекты предсказуемы и имеют цикличность.
  • Каждый руководитель сможет заранее определить стоимость проекта и выставить цену для клиента в зависимости от ожидаемой маржинальности. Так как в компании UHY Prostor достаточно демократичная корпоративная культура, РМ может даже отказаться от проекта, если видит, что он не соответствует его финансовым целям.
  • Руководитель проектов сможет снизить свой личный уровень стресса и уровень стресса в команде, четко планируя и отслеживая загруженность. Также он будет заранее понимать, нужно ли привлекать для выполнения проектных работ дополнительный персонал и сколько этот персонал будет стоить.

   

  Собственник и СЕО сможет:

  • Масштабировать бизнес через более глубинное понимание проектов и заранее известную информацию о недостаче ресурсов, а главное в каком периоде компания столкнется ресурсным дефицитом
  • Отслеживать ключевые показатели проектов и портфелей проектов в режиме реального времени и вовремя реагировать на возможные проблемы без необходимости проверять эту информацию у РМ-а лично. Система расскажет вам обо всем цифрами.

   

  «SMART business внедрил в UHY Prostor решения Microsoft Project Online с Microsoft Project Professional, то есть инструменты, которые позволят компании выйти на совершенно другой качественный уровень управления проектами. Это не история об избыточном контроле. Это история о том, как стратегическое и тактическое планирование помогает избавиться от хаоса и сделать ежедневную работу размеренной и предсказуемой.»
  

  «На сентябрь 2021 год мы запустили полностью 4 проекта в Microsoft Project до января 2022 года планируем запустить уже все 33 проекта, а так же каждый новый проект будет размещаться в Microsoft Project. Что уже можно сказать по результату внедрения 4 проектов. Появилось больше ясности по времени выполнения задач, загруженности команды в разрезе ее членов. Пока мне не совсем понятно, как мне настроить дашборды, что бы получать нужную информацию о новым проектам и совокупно по всем проектам компании, но мы в процессе изучения будем тестировать. Хотел бы добавить, что процесс внедрения Microsoft Project в нашей компании, это как раз тот случай, когда освоение и внедрение программы помогало все нашей команде осваивать инструменты и проект менеджмента.

  Отдельно хотел бы отметить роль Влада Березина в процессе внедрения Microsoft Project в нашей компании. Лично для меня, стратегически важные процессы, которые следует реализовать в нашем бизнесе важно продвигать через их принятие и поддержку всей команды. Летом 2020 года наша команда менеджеров и руководителей участвовала в тренинге по программе Менеджер Проектов, преподавателем который был Влад. Как результат, этого обучения пришли к общему единому мнению, что методология проект менеджмента прекрасно работает с нашими проектами, бухгалтерского аутсорсинга. В последствии Влад был руководителем проекта внедрения Microsoft Project в нашей компании. Можно смело сказать, что наше общение с Владом стало в одной из причин нашей новой бизнес трансформации, чему я ему очень признателен и благодарен.»
  

   

  Более подробную информацию о решениях и услугах SMART business можно получить по телефону +38 (044) 585-35-50 или оставить ваш запрос здесь.

• Узнать больше

  • AI Solutions
  • Microsoft Azure
  • Power BI

  Получите больше информации

  Написать нам

  Поделиться в соцсетях