from paper to digital and back
SmartPoint Digital Archive – це структуроване сховище маркованих електронних документів. Рішення створене для акумулювання даних з різних систем-джерел, безпечного зберігання та контролю руху оцифрованих паперових версій документів.
Електронний архів розроблений на основі платформи SharePoint. Платформа забезпечує масштабованість, високий рівень безпеки та використання широкого набору стандартних функцій роботи з документами.
Функціональні можливості SmartPoint Digital Archive:
- Створення картки документа з вкладеним електронним образом;
- Формування і друк опису документів;
- Формування і друк запитів на вилучення документів із фізичного сховища;
- Формування короба та зв’язування його з картками документів. При скануванні маркера (наприклад, штрих-коду) на описі і на документах, вони автоматично завантажуються в картку короба. Опрацьовані документи змінюють статус та візуальне відображення для зручності подальшої обробки.
Повнотекстовий пошук дає можливість шукати об’єкти по атрибутам та шукати файли у форматі .pdf (якщо вони не відскановані у вигляді зображення).
Додаток сканування. За допомогою програми сканування система по маркерам розпізнає документи та додає електронні образи в попередньо створені картки документів. Пошук образу документа відбувається через маркер, який ідентифікує документ – штрих-код, QR-код, тощо. Додаток сканування встановлюється на ПК користувачів, які з ним працюють, і підтримує широкий спектр бібліотек WIA / TWAIN.
Система підтримує налаштування якості зображення (dpi) та контроль об’єму документів.
Технічні можливості SmartPoint Digital Archive
- Масштабованість – один з основних параметрів для вибору системи зберігання великих обсягів даних.
Рішення забезпечує безперебійну роботу при збільшенні кількості активних користувачів або зростанні обсягів інформації за умови коректно розрахованих параметрів інфраструктури. Розрахунок інфраструктури залежить від вибору наступних параметрів:
- кількість користувачів,
- кількість активних користувачів,
- об’єм одного документа,
- кількість документів у розрахунковий період,
- якість сканування.
Важливо врахувати приріст обсягів даних для прогнозування масштабування в цілому.
- Можливість інтеграції з іншими системами.
Класичні рішення електронного документообігу дозволяють побудувати архівування документів, використовуючи номенклатуру справ в якості каталогів для угруповання і пошуку.
SmartPoint Digital Archive – це єдиний центр зберігання об’єктів не лише свого рішення, але і даних з інших систем, що мають відкритий API. Електронний архів допрацьовується сервісом для роботи з бізнес-додатками як в односторонньому, так і двосторонньому порядку.
- Журналювання подій.
Електронний архів передбачає наявність постійного моніторингу та відстеження будь-якої дії в системі. Функціонал платформи дозволяє збирати і зберігати інформацію не лише про те, що стається в системі, а й про те, що відбувається з усією інфраструктурою SharePoint.
На старті проекту важливо визначити запит на типи подій, які підлягають журналюванню, для контролю об’єму даних моніторингу.
Рішення Електронний архів належить до класу Business Critical Systems і підлягає моніторингу 24/7.
Рольова модель
Рольова модель SmartPoint Digital Archive виконана на основі розподілу сутностей системи на:
- Об’єкти – контейнери з інформацією (картки).
- Суб’єкти – користувачі, які виконують операції з об’єктами.
Рольова модель дозволяє задати набір правил і обмежень для управління доступом користувачів до об’єктів системи. Використання гнучкої системи перевірки дає можливість керувати доступом не лише до об’єктів в цілому, але і до представлень, кнопок, вкладок і полів об’єктів (карток).
Суб’єкти системи згруповані в ролі. Роль призначається користувачу в «Довіднику співробітників». Користувач може виконувати кілька ролей у системі, при цьому можливості доступу об’єднуються. Видалення даних доступне лише для ролі адміністратора, для інших ролей передбачений блок на видалення.
Доступ безпосередньо до Електронного архіву побудований на стандартному функціоналі рольової моделі SharePoint. Завдяки інтеграції з Active Directory, доступна швидка синхронізація інформації про звільнення співробітника (деактивації облікового запису користувача).
Поверхнева архітектура
Основні компоненти архітектури SmartPoint Digital Archive
Під основними компонентами системи маються на увазі ключові функціональні модулі, які відповідають за функціональність системи в цілому. Серед таких блоків:
WFE – Web Front End – серверна роль, що відповідає за обробку запитів користувачів до системи. Завдяки можливостям платформи SharePoint ця роль дозволяє обробляти запити від декількох чоловік до десятків тисяч користувачів.
APP – Application – серверна роль, що відповідає за роботу програмних компонент і сервісів системи. Містить модулі прикладної логіки обробки даних, а також сервіси моніторингу подій системи.
Search – роль, яка забезпечує швидкий повнотекстовий і контекстний пошук в усій системі (а у разі складної архітектури – пошук по інтегрованим бізнес-системам).
Databases – роль, що відповідає за безпечне зберігання даних. Завдяки СУБД Microsoft SQL Server дані зберігаються в розподіленому сховищі. А за великої кількості blob-об’єктів існуючий сервіс Filestream дозволяє розділити зберігання файлів і метаданих для забезпечення високої продуктивності системи.
Scanning – додаток, який встановлюється на робочі девайси користувачів та дозволяє здійснювати сканування паперових копій документів з автоматичним завантаженням pdf-файлів у архів.
Business Apps – зовнішні по відношенню до Електронного архіву системи, які можуть бути джерелами даних про клієнтів, операцій та документів.
Системна архітектура рішення до 500 користувачів або пілотного впровадження
Системна архітектура рішення для 5000 користувачів
Приймаючи рішення про старт проекту з впровадження Електронного архіву в компанії, рекомендується приділити значну увагу аналізу бізнес-процесів з урахуванням взаємодії з зовнішніми системами. На ранніх етапах планування необхідно розробити оптимальну системну та програмну архітектуру, інформаційну модель даних, а також підготувати бізнес-вимоги і вимоги до технічних характеристик системи.
Експерти SMART business готові підтримати вас на кожному етапі прийняття рішення, поділитися досвідом впровадження та підготувати рекомендації щодо супроводу системи після впровадження в промислову експлуатацію. Замовте консультацію та знайомтеся ближче з рішенням SmartPoint Digital Archive.