from paper to digital and back
SmartPoint Digital Archive – это структурированное хранилище маркированных электронных документов. Решение предназначено для аккумулирования данных из различных систем-источников, безопасного хранения и контроля движения оцифрованных бумажных версий документов.
Электронный архив разработан на основе платформы SharePoint. Платформа обеспечивает масштабируемость, высокий уровень безопасности и использования широкого набора стандартных функций работы с документами.
Функциональные возможности SmartPoint Digital Archive
- Создание карточки документа с вложенным электронным образом;
- Формирование и печать описи документов;
- Формирование и печать запросов на изъятие документов из физического хранилища;
- Формирование короба и связывание его с карточками документов. При сканировании маркера (например, штрих-кода) на описи и на документах, они автоматически загружаются в карточку короба. Обработанные документы меняют статус и визуальное отображение для удобства обработки.
Полнотекстовый поиск предоставляет возможность искать объекты по атрибутам и файлы в формате .pdf (если они не отсканированы в виде изображения).
Приложение сканирования. С помощью приложения сканирования система по маркерам считывает документы и добавляет электронные образы в предварительно созданные карточки документов. Поиск образа документа происходит через маркер, который идентифицирует документ – штрих-код, QR-код и т. д. Приложение сканирования должно быть установлено на ПК пользователей, которые с ним работают, и поддерживает широкий спектр библиотек WIA/ TWAIN.
Система поддерживает настройку качества изображения (dpi) и контроль объема документов.
Технические возможности SmartPoint Digital Archive
- Масштабируемость – один из основных параметров для выбора системы хранения больших объемов данных.
Решение обеспечивает бесперебойную работу при увеличении количества активных пользователей или роста объемов информации при условии корректно рассчитанных параметров инфраструктуры. Расчет инфраструктуры зависит от набора следующих параметров:
- количество пользователей,
- количество активных пользователей,
- объем одного документа,
- количество документов в расчетный период,
- качество сканирования.
Важно учесть прирост объемов данных для прогнозирования масштабирования в целом.
- Возможность интеграции с другими системами.
Классические решения электронного документооборота позволяют построить архивирование документов, используя номенклатуру дел в качестве каталогов для группировки и поиска.
SmartPoint Digital Archive является общей базой хранения объектов не только своего решения, но и данных из других систем, имеющих открытый API. Электронный архив дорабатывается сервисом для работы с бизнес-приложениями как в одностороннем, так и двустороннем порядке.
- Журналирование событий.
Электронный архив предполагает наличие постоянного мониторинга и отслеживания любого действия в системе. Функционал платформы позволяет собирать и хранить информацию не только о том, что протекает в системе, но и о происходящем со всей инфраструктурой SharePoint.
На старте проекта важно определить запрос на типы событий, которые подлежат журналированию, для контроля объема данных мониторинга.
Решение Электронный архив относиться к классу Business Critical Systems и подлежит мониторингу 24/7.
Ролевая модель
Ролевая модель SmartPoint Digital Archive выполнена на основе разделения сущностей системы на:
- Объекты – контейнеры с информацией (карточки).
- Субъекты – пользователи, выполняющие операции с объектами.
Ролевая модель позволяет задать набор правил и ограничений для управления доступом пользователей к объектам системы. Использование гибкой системы проверки дает возможность управлять доступом не только к объектам в целом, но и к представлениям, кнопкам, вкладкам и полям объектов (карточек).
Субъекты системы сгруппированы в роли. Роль назначается пользователю в «Справочнике сотрудников». Пользователь может выполнять несколько ролей в системе, при этом возможности доступа суммируются. Удаление данных доступно только для роли администратора, для остальных ролей предусмотрен блок на удаление.
Доступ непосредственно к Электронному архиву построен на стандартном функционале ролевой модели SharePoint. Благодаря интеграции с Active Directory, доступна быстрая синхронизация информации об увольнении сотрудника (деактивации учетной записи пользователя).
Верхнеуровневая архитектура
Основные компоненты архитектуры SmartPoint Digital Archive
Под основными компонентами системы подразумеваются ключевые функциональные модули, которые отвечают за функциональность системы в целом. Такими блоками являются:
WFE – Web Front End – серверная роль, отвечающая за обработку пользовательских запросов к системе. Благодаря возможностям платформы SharePoint данная роль позволяет обрабатывать запросы от нескольких единиц до десятков тысяч пользователей.
APP – Application – серверная роль, отвечающая за работу программных компонент и сервисов системы. Содержит модули прикладной логики обработки данных, а также сервисы мониторинга событий системы.
Search – роль, которая обеспечивает быстрый полнотекстовый и контекстный поиск по всей системе (а в случае сложной архитектуры – поиск по интегрируемым бизнес-системам).
Databases – роль, отвечающая за безопасное хранение данных. Благодаря СУБД Microsoft SQL Server данные хранятся в распределенном хранилище. А при большом количестве blob-объектов существующий сервис Filestream позволяет разделить хранение файлов и метаданных для обеспечения высокой производительности системы.
Scanning – приложение, которое устанавливается на рабочие девайсы пользователей и позволяет осуществлять сканирование бумажных копий документов с автоматической загрузкой pdf-файлов в архив.
Business Apps – внешние по отношению в Электронному архиву системы, которые могут быть источниками данных по клиентам, сделкам и документам.
Системная архитектура решения до 500 пользователей или пилотного внедрения
Системная архитектура решения для 5000 пользователей
Принимая решение о старте проекта по внедрению Электронного архива в компании, рекомендуется уделить большое внимание анализу бизнес-процессов с учетом взаимодействия с внешними системами.
На ранних этапах планирования необходимо разработать оптимальную системную и программную архитектуру, информационную модель данных, а также подготовить бизнес-требования и требования к техническим характеристикам системы.
Эксперты SMART business готовы поддержать вас на каждом этапе принятия решения, поделиться опытом внедрения и подготовить рекомендации по сопровождению системы после внедрения в промышленную эксплуатацию. Закажите консультацию и знакомьтесь ближе с решением SmartPoint Digital Archive.