Незважаючи на масову переорієнтацію на paperless office, операційна діяльність багатьох організацій все ще тісно пов’язана із необхідністю створювати, обробляти та зберігати безліч паперових документів. Помічником для швидкого доступу до електронних образів паперових документів стає програмне забезпечення з високим рівнем захисту. Оптимізація документообігу допомагає вирішити питання систематизованого зберігання даних, зручного та швидкого пошуку із регулюванням прав доступу.
Електронний архів – актуальне рішення для комплексного зберігання оцифрованих паперових документів та електронних документів, створених у внутрішній системі документообігу компанії.
SmartPoint Digital Archive – це рішення для оцифрування паперових документів, контролю їх руху та фізичного зберігання. Архівація електронних документів і автоматизація робочого місця архіваріуса стає основою для продуктивної роботи.
- Якщо для роботи вашим співробітникам часто потрібні персональні документи клієнтів або контрагентів,
- якщо вам потрібно оцифрувати великі обсяги паперових документів,
- якщо у вас є фізичне приміщення для зберігання документів,
- якщо ви готуєте папери та звіти для контролюючих органів,
тоді електронний архів прискорить вашу роботу, зробить її зручнішою та безпечнішою.
Принцип роботи Електронного архіву
Коли ви приходите в бібліотеку за книгою, вам необхідно показати паспорт. Щоб наступного раз не турбуватися про документи, для вас створюють індивідуальну картку. Так створюється картотека відвідувачів.
В електронному архіві також є картки. Це може бути картка клієнта, проекту, контрагента, співробітника – будь-чого, з чим працює компанія. Завдяки можливостям інтеграції картка створюється автоматично. В подальшому до неї прикріплюються документи, які будуть використовуватися та транспортуватися до фізичного архіву.
Ще один приклад – будівельна компанія.
У компанії зберігається вся документація про реалізовані проекти: креслення, дозволи, супровідні документи. Якщо клієнт повторно звернеться в компанію, щоб перебудувати дім, у працівників буде кілька варіантів: запитати у нього копії документів для перепланування або відкрити його картку в електронному архіві, перевірити наявність необхідних документів та скласти перелік додаткових.
Для збереження документа в електронному архіві існує кілька сценаріїв:
- Відкрити картку клієнта та / або його проекту, створити картку документа та натиснути кнопку «Сканувати». Документ відсканується через додаток та одразу прикріпиться до картки. Фізичний документ можна відкласти та передати кур’єром у сховище.
- Щоб не займати час клієнта, можна прикріпити на документ штрих-код, відсканувати або ввести його в картку документа в системі. В кінці робочого дня запустити потокове сканування накопичених за день документів. За допомогою штрих-кодів вони розподіляться в раніше створені картки.
Електронний архів дозволяє швидко знайти будь-який файл: місто, будинок, полицю та короб з паперовим документом для вилучення або електронний образ для перегляду.
SmartPoint Digital Archive. Компоненти Електронного архіву
Компоненти Електронного архіву відображають класичну схему взаємодії контрагента і замовника. У системі є кілька рівнів групування даних:
- Картка клієнта або постачальника, яка відображає основні дані (можливе автоматичне створення картки на рівні інтеграційних сервісів).
- Картка угоди або проекту, яка пов’язана з карткою клієнта або постачальника.
- Картка документа, яка зберігає електронний образ та основні дані документа, і пов’язана з карткою угоди або проекту.
- Картка опису, яка відображає групування документів для відстеження руху паперів до фізичного архіву.
Електронний архів використовує вбудований додаток сканування. Він автоматично розпізнає та додає електронний образ документа (скан-копію) у відповідну картку. Для маркування документів може використовуватися QR або штрих-код. Такий підхід забезпечує швидкий доступ до електронних образів документів: пошук, копіювання, друк займають секунди в будь-який час і в будь-якому територіальному підрозділі. Крім того, з одним документом можуть одночасно працювати кілька користувачів.
Рольові моделі роботи з Електронним архівом: Менеджер
Електронний архів побудований на основі гнучкої моделі ролей та їх комбінування. Налаштування рольової матриці дозволяють керувати не лише доступами та діями з об’єктами (картками), а також відображеннями полів і кнопок на картці.
Перша роль – Менеджер, співробітник компанії. Він може створювати картки, формувати описи документів, друкувати їх для фактичної передачі в паперовому вигляді, шукати картки та угоди клієнтів, подавати запит на вилучення оригіналів та формувати звіти.
Опис документів та підготовка для передачі в фізичне сховище
Протягом дня Менеджер формує безліч карток документів з електронними образами. Якщо документи підлягають довгостроковому зберіганню, він створює їх описи та передає у фізичне сховище.
Щоб передати документи у фізичний архів, Менеджер обирає потрібні файли, маркуючи їх галочками в системі. По кліку на кнопку автоматично формується картка опису, в яку протягом одного або декількох днів можна додавати документи для відправки. Електронну картку опису можна автоматично надіслати Архіваріусу та / або помістити в пакет з документами, який кур’єр передає у фізичний архів.
Пошук та підготовка документів для аудитів та звітів в держоргани
За необхідності Менеджер може створити електронний запит на вилучення паперового документа з фізичного сховища. В цей же час в картці документа залишається його електронний образ.
* якщо політика компанії вимагає наявність ЕЦП для підтвердження права на вилучення документа, в систему може бути інтегрований модуль КЕП.
Рольові моделі роботи з Електронним архівом: Архіваріус
Архіваріус – це працівник фізичного архіву. Використовуючи штрих-коди, він приймає документи в архів, здійснює пошук, обробляє та систематизує записи, формує короби, обробляє запити на вилучення документів і формує звіти.
Щоб сформувати короб, Архіваріус створює в системі картку короба і вказує його місце зберігання у фізичному сховищі. В подальшому необхідно лише додавати описи для наповнення короба документами.
Обробка опису та документів
Отримавши паперові документи, за допомогою мобільного сканера Архіваріус сканує штрих-коди на описі та на документах, і вони автоматично завантажуються в картку короба. Оброблені документи змінюють статус та візуальне відображення для зручної обробки. Це можливо завдяки тому, що перед відправкою в архів Менеджер формує електронний опис та оцифровує всі документи.
Якщо вміст пакета не збігається з електронним описом, система автоматично надішле повідомлення Менеджеру, який її формував. Картка відсутнього документа буде видалена з опису.
Процес руху документа в Електронному архіві
Коли в організації існує робота як з електронними, так і з паперовими документами, Електронний архів здатний прискорити ці процеси, заощадити час співробітників та посилити безпеку і зручність роботи з документами.
Паралельний рух документів в паперовому та в цифровому вигляді допомагає відслідковувати їх, бачити, на якому етапі документ, чи відправлений він в архів і хто над ним працює. Це допомагає всім залученим співробітникам дотримуватися процесів та правил. Документообіг та архівація стають впорядкованими, керованими та прозорими.
Щоб дізнатися більше про можливості SmartPoint Digital Archive,
напишіть нам: sales@smart-it.com або залиште заявку.