Электронный архив – актуальное решение для комплексного хранения оцифрованных бумажных документов и электронных документов, созданных во внутренней системе документооборота компании.
SmartPoint Digital Archive – это решение для оцифровки бумажных документов, контроля их движения и физического хранения. Архивация электронных документов и автоматизация рабочего места архивариуса становится основой для продуктивной работы.
- Если вашим сотрудникам для работы часто нужны персональные документы клиентов или контрагентов,
- если вам нужно оцифровать большие объёмы бумажных документов,
- если у вас есть физическое помещение для хранения документов,
- если вы готовите бумаги и отчеты для контролирующих органов,
тогда электронный архив сделает вашу работу значительно быстрее, удобнее и безопаснее.
Принцип работы Электронного архива
Когда вы приходите в библиотеку взять книгу, вам необходимо предъявить свой паспорт. Чтобы каждый следующий раз не беспокоиться о документах, для вас создают индивидуальную карточку, где фиксируются выбранные вами книги. Так создается картотека посетителей.
В электронном архиве также есть карточки. Это может быть карточка клиента, проекта, контрагента, сотрудника – чего-либо, с чем работает компания. Благодаря возможностям интеграции карточка создается автоматически, и в дальнейшем к ней прикрепляются документы, которые будут использоваться и передаваться в физический архив.
Еще один пример – строительная компания.
В компании хранится вся документация о реализованных проектах: чертежи, разрешения, сопроводительные документы. Если клиент повторно обратится в компанию, чтобы перестроить дом, у работников будет несколько вариантов: запросить копии документов для перепланировки или открыть его карточку в электронном архиве, проверить наличие необходимых документов и запросить недостающие для работы архитектора.
Чтобы сохранить документ в электронном архиве, существует несколько сценариев:
- Открыть карточку клиента и его проекта, создать карточку документа и нажать кнопку «Сканировать». Документ отсканируется через приложение и сразу прикрепится к карточке. Физический документ можно отложить и отправить курьером в хранилище.
- Чтобы не занимать время клиента, вы можете наклеить на документ штрихкод, отсканировать или ввести его в карточку документа в системе. В конце рабочего дня вы можете запустить сканирование накопленных за день документов, и с помощью штрихкодов они распределятся в ранее созданные карточки.
Электронный архив позволяет быстро найти любой файл: город, здание, полку и коробку с бумажным документом для изъятия или электронный вариант для просмотра.
SmartPoint Digital Archive. Компоненты Электронного архива
Компоненты Электронного архива отображают классическую схему взаимодействия контрагента и заказчика. В системе есть несколько уровней группировки данных:
- Карточка клиента или поставщика, которая отображает основные данные (возможно автоматическое создание на уровне интеграционных сервисов).
- Карточка сделки или проекта, которая связана с карточкой клиента или поставщика.
- Карточка документа, которая хранит электронный образ и основные данные документа, и связана с карточкой сделки или проекта.
- Карточка описи, которая отображает группировку документов для отслеживания движения бумаг в физический архив.
Электронный архив использует встроенное приложение сканирование. Оно автоматически распознает и добавляет электронный образ документа (скан-копию) в соответствующую карточку. Для маркировки документов может использоваться QR или штрихкод. Такой подход обеспечивает быстрый доступ к электронным образам документов: поиск, копирование, распечатка занимают секунды в любое время и в любом территориальном подразделении. Кроме того, над одним документом могут одновременно работать несколько пользователей.
Ролевые модели работы с Электронным архивом: Менеджер
Электронный архив построен на основе гибкой модели пользовательских ролей и их комбинирования. Настройки ролевой матрицы позволяют управлять не только доступами и действиями с объектами (карточками), а также отображениями полей и кнопок на карточке.
Первая роль – Менеджер, сотрудник компании. Он может создавать карточки, формировать описи документов, распечатывать их для фактической передачи в бумажном виде, искать карты и сделки клиентов, запрашивать изъятие оригиналов и формировать отчёты.
Опись документов и подготовка для передачи в физическое хранилище
В течение дня Менеджер формирует множество карточек документов с электронными образами. Если документы подлежат долгосрочному хранению, он создает их описи и передает в физическое хранилище.
Чтобы передать документы в физический архив, Менеджер выбирает нужные файлы, отметив их галочками в системе. По клику на кнопку автоматически формируется карточка описи, в которую в течение одного или нескольких дней можно добавлять документы для отправки. Электронную карточку описи можно автоматически отправить Архивариусу и / или поместить в пакет с документами, который курьер передаст в физический архив.
Поиск и подготовка документов для аудитов и отчетов в госорганы
При необходимости Менеджер может создать электронный запрос на изъятие бумажного документа из физического хранилища. Электронный образ в карточке документа при этом хранится в системе.
*если политика компании требует наличие ЭЦП для подтверждения права на изъятия документа, в систему может быть интегрирован модуль КЭП.
Ролевые модели работы с Электронным архивом: Архивариус
Архивариус – это сотрудник физического архива. Используя штрихкоды, он принимает документы в архив, осуществляет поиск, обрабатывает и систематизирует записи, формирует коробы, обрабатывает запросы на изъятие документов и формирует отчеты.
Чтобы сформировать короб, Архивариус создает в системе карточку короба и указывает его место хранения в физическом хранилище. В дальнейшем достаточно добавлять описи для наполнения короба документами.
Обработка описи и документов
Получив бумажные документы, с помощью мобильного сканера Архивариус сканирует штрихкоды на описи и на документах, и они автоматически загружаются в карточку короба. Обработанные документы меняют статус и визуальное отображение для удобной обработки. Это возможно благодаря тому, что перед отправкой в архив Менеджер формирует электронную опись и оцифровывает все документы.
Если содержимое пакета не совпадает с электронной описью, система автоматически отправит уведомление Менеджеру, который её формировал. Карточка отсутствующего документа будет удалена из описи.
Процесс движения документа в Электронном архиве
Когда в организации идет работа и с электронными, и с бумажными документами, Электронный архив способен облегчить и ускорить эти процессы, сэкономить время сотрудников и усилить безопасность и удобство работы с документами.
Параллельное движение документов в бумажном и в цифровом виде помогает отслеживать их, видеть, на каком этапе документ, отправлен ли в архив, и кто над ним работает. Это помогает всем задействованным сотрудникам соблюдать процессы и правила. Документооборот и архивация становятся упорядоченными, управляемыми и прозрачными.
Чтобы узнать больше о возможностях решения,
напишите нам: sales@smart-it.com или оставьте заявку.