Збираючи та аналізуючи зворотний зв’язок користувачів, у 2020 році команда SMART business працювала над вдосконаленням системи SMART HCM & LMS для більш зручного та ефективного використання.
SMART HCM & LMS розроблена для автоматизації HR-процесів та Employee Journey у великих та малих бізнесах різних індустрій. Мета системи – підвищити ефективність роботи HR-команд та диджиталізувати ключові HR-процеси: підбір, навчання, розвиток і утримання талантів з використанням цифрових інструментів, DATA & AI та аналітики.
Наша місія – навчати та розвивати співробітників за допомогою технологій: створити платформу та надати ресурси для обміну експертизою, підтримувати та супроводжувати їх на кожному етапі Employee Journey, забезпечувати якісний досвід від першого контакту до офбордингу.
SMART HCM & LMS – це реальний інструмент для 360-градусного огляду співробітника, який зберігає всю його історію в компанії, персональні дані, інформацію про навчання та результати роботи. Завдання HR – оцінити стан співробітника в кожен конкретний момент часу і забезпечити те, що підвищить його ефективність і залученість.
У 14-му та 15-му релізах команда розробників звернула особливу увагу на:
- оптимізацію робочого часу рекрутера на роботу з вакансіями та відгуками, роботу з внутрішніми замовниками та зовнішніми кандидатами;
- адаптацію дизайну та зручність інтерфейсу для роботи з системою з різних пристроїв та реалізації функціоналу для користувача та адміністратора;
- адаптацію модулів і функцій системи для реалізації через чат-бот з метою скоротити час на виконання рутинних HR-завдань і підвищити юзабіліті для користувача;
- оновлення Learning Management System для зручного масового призначення і проходження курсів, оцінки пройденого матеріалу співробітниками;
- вдосконалення сервісів самообслуговування працівників та багато іншого.
Модуль РЕКРУТИНГ
R14. Оновлена інтеграція з сайтом пошуку роботи DOU.ua.
Налаштовано парсинг резюме і супровідного листа, отриманих на DOU.ua під час відгуку на вакансію. Оновлена інтеграція дозволяє автоматично створювати картку кандидата та відгуку, вносити в картки отриману інформацію для подальшого аналізу і прийняття рішення.
R14. API для інтеграції із зовнішнім сайтом компанії.
Розроблено API, який дозволяє:
- синхронізовано розміщувати вакансії на сайті компанії,
- отримувати відгуки з кар’єрної сторінки сайту,
- зберігати в системі відправлені з сайту резюме.
R14. Публікація вакансій на різних job-сайтах з єдиного інтерфейсу.
Новий об’єкт «Публікація вакансії» дозволяє рекрутеру розміщувати вакансію на різних майданчиках та сайтах з одного інтерфейсу. Текст вакансії для кожного ресурсу може бути адаптований під його цільову аудиторію або формат. Кожен відгук містить інформацію про канал, з якого він був направлений, що дозволяє визначити найефективніші сайти.
R14. Інтеграція з OLX.ua.
Реалізовано інтеграцію з розділом Робота|OLX.ua. Вона дозволяє рекрутеру автоматично публікувати вакансії на ресурсі та отримувати відгуки.
R14-15. Створення відгуку на вакансію з Outlook.
Якщо у відповідь на вакансію ви отримали листа в Outlook, система автоматично створить відгук та картку кандидата, використовуючи отриману інформацію, та збереже резюме з листа. Це заощадить час рекрутера на ручному копіюванні та збереженні даних кандидата з листа та допоможе автоматизовано вести єдину базу відгуків.
R14. Парсинг резюме.
Система дозволяє автоматично шукати дані в резюме та заповняти відповідні поля картки кандидата, наприклад email. Нова функція істотно заощадить час рекрутерів на формування бази кандидатів з файлів резюме.
R14. Зберігання резюме з job-сайтів на SharePoint.
Отримані з job-сайтів резюме автоматично зберігаються в бібліотеці документів на SharePoint. Інструменти SharePoint дозволяють переглядати, обмінюватися резюме, надавати до них доступ іншим користувачам або іншим сервісам. Наприклад, адміністратор системи може переглянути отриманий файл в картці відгуку в Dynamics.
R14. Чат-бот для рекрутингу.
В системі налаштований chatbot-рекрутер в Telegram як додатковий канал залучення кандидатів. За допомогою чат-боту кандидат має можливість:
- дізнатися коротку інформацію про компанію;
- переглянути весь список вакансій та знайти потрібну за ключовими словами;
- дізнатися докладну інформацію про вакансію;
- пройти первинний відбір, відповісти на питання та вказати контактні дані;
- відправити резюме у вигляді файлу або посилання.
Дані про кандидата зберігаються в системі в момент його підключення до чат-боту. В майбутньому чат-бот може використовуватися як інструмент комунікації або сповіщення потенційних кандидатів про нові вакансії.
R14-15. Розширений доступ до модуля «Рекрутинг» для керівника.
Використовуючи модуль «Рекрутинг», кожен керівник може відкрити вакансію в своєму відділі, подати заявку на пошук кандидата, переглянути її статус, статистику відгуків та ознайомитися з інформацією про кандидатів. Більшість полів заявки заповнюється автоматично відповідно до обраного профілю посади.
Створюючи вакансію, керівник може вказати додаткові вимоги до кандидатів.
На етапі підбору він бере участь в оцінці кандидатів і надає рекрутерам зворотний зв’язок в електронному вигляді. В системі зберігається вся історія активностей і даних, що впливають на прийняття рішення.
Рекрутер бачить інформацію про заявку та про ініціатора в Dynamics. Працюючи з заявкою, він може фіксувати інформацію про кожен етап, терміни роботи і причину завершення.
R14. Автоматичне заповнення Поточного етапу роботи з кандидатом.
Реалізовано скрипт автоматичного заповнення «Поточного етапу роботи з кандидатом»: поле автоматично заповнюється під час переходу кандидата на наступний етап. Актуальні дані відображаються у воронці підбору і спрощують формування звітності.
R15. Інтеграція Outlook з календарем в системі.
Завдяки інтеграції з Exchange Server, всі активності в календарі Outlook синхронізуються з календарем в SMART HCM & LMS. Це дозволяє рекрутеру бачити свою завантаженість та графік колег, планувати дзвінки, зустрічі з кандидатами, а також формувати список завдань з обробки відгуків в HCM-календарі.
R15. Копія вакансії в один клік.
Натиснувши кнопку Copy Open Placement в Dynamics, Рекрутер може створити копію вакансії в «один клік» і заощадити час на повторному внесенні тих самих даних.
Модуль ДИСТАНЦІЙНЕ НАВЧАННЯ: Learning Management System
R14. Оновлений та адаптований дизайн LMS-порталу для мобільних пристроїв.
Оновлення дизайну сторінок порталу поліпшило його структуру та юзабіліті. Користувачі можуть почати роботу з порталом без вступних інструкцій. Новий програвач адаптований під всі типи матеріалів і максимально розширюється на весь екран, фокусуючи увагу на контенті. Портал включає адаптивне верстання та доступний з будь-яких пристроїв.
R14. Єдиний інтерфейс та новий дизайн порталу в Teams.
Для підтримки єдиного інтерфейсу виконано редизайн сторінок порталу для додатку Teams.
Це дозволяє користувачам однаково комфортно працювати в системі незалежно від обраного інтерфейсу – Teams або Портал.
R15. Відеопрогравач навчальних матеріалів.
Система дозволяє користувачеві самостійно встановлювати швидкість відтворення навчального відео для комфортного сприйняття навчального матеріалу.
R14. Завантаження додаткових матеріалів у навчальні курси.
Адміністратор може додати в навчальний модуль додатковий матеріал. Нові матеріали будуть доступні для перегляду та завантаження на сторінці програвача.
R14. Новий тип навчального матеріалу Microsoft Stream Video.
Розширено список типів контенту на LMS-порталі. Тепер адміністратор може вказати посилання на Microsoft Stream Video як на джерело матеріалу навчального курсу.
R14. Захід як модуль навчального курсу.
Створюючи навчальний план, T&D менеджер може комбінувати записані або онлайн-тренінги та аудиторні навчальні курси для реалізації концепції «blended learning».
R14. Проходження тестування через чат-бот.
HR-спеціалісти зможуть проводити масову оцінку знань співробітників за допомогою чат-ботів в Teams та Telegram. В тестах можна використовувати питання з одиничним та множинним вибором варіантів відповідей, а результати зберігаються в системі, так само, як під час тестування через портал. Крім того, система допомагає контролювати повторне проходження тестів.
R15. Адаптація контенту для тестування.
Створюючи тести чи опитування, Адміністратор може вказати, в яких інтерфейсах системи вони відображатимуться. Система запропонує доступні для заповнення поля в кожному з них. Це дозволить нівелювати ризик можливих помилок, пов’язаних з обмеженнями різних інтерфейсів. Наприклад, під час створення тесту для чат-боту параметр «Дозволити пропускати питання» буде недоступний.
R15. Безперебійне проходження тестів та збереження результатів.
Система дозволяє співробітнику запустити тест повторно та продовжити тестування з моменту його переривання. Це допомагає зберегти результати та заощадити час, якщо під час проходження тесту раптово переривається інтернет-з’єднання або не завершується сесія.
R14. Відображення всіх призначених навчальних матеріалів.
Адміністратор системи може відстежувати всі призначені співробітникам навчальні плани, курси, модулі та матеріали в одному вікні. Це дозволяє контролювати заплановане навчання співробітників.
R15. Масове призначення навчання.
Система дає можливість одночасно призначати декілька планів, курсів та модулів обраним співробітникам або співробітникам з динамічних списків, а також дозволяє налаштувати автоматичні сповіщення про призначені курси.
R15. Список автоматичних сповіщень.
Новий користувач системи отримує автоматичне повідомлення про реєстрацію на порталі. У свою чергу, керівник отримує автоматичне сповіщення про призначене навчання для своїх підлеглих.
R14. Інтеграція з сервісом ZOOM.
Інтеграція з сервісом ZOOM Meetings реалізована для організації комплексного онлайн-навчання, проведення вебінарів та корпоративних заходів. Вона дозволяє адміністраторам створювати ZOOM Meeting безпосередньо з системи та запрошувати учасників. Після запрошення система автоматично надсилає сповіщення з посиланням на підключення та блоком в календар, а після завершення – оновлює статуси учасників, на базі чого можна надсилати анкету зворотного зв’язку та формувати звіт.
R15. Зворотний зв’язок співробітника після навчання.
Після завершення навчання співробітник може залишити коментар та оцінити пройдений матеріал. Параметри та питання для зворотного зв’язку визначає Адміністратор на етапі створення курсу. Аналіз оцінок та зворотного зв’язку дозволяє скласти рейтинг курсів та оперативно покращувати навчальні матеріали з низьким показником.
R15. Сертифікати співробітника.
Система допомагає керувати внутрішніми та зовнішніми сертифікатами співробітника. Під час створення навчального курсу Адміністратор може вибрати шаблон сертифіката, який буде автоматично призначений співробітнику після успішного навчання. На Порталі співробітник може переглянути, роздрукувати свій Сертифікат або поділитися ним в соціальних мережах. Також на Портал можна завантажити зовнішній сертифікат, щоб інформувати HR-команду та зберігати всі досягнення в одному місці.
R15. Вказання навичок, які співробітник отримає після заходу.
Створюючи навчальний захід, Адміністратор може вказати список навичок, які допоможе розвинути участь у цьому заході.
Модуль РОБОТА ЗІ СПІВРОБІТНИКАМИ
R14. Оновлений Welcome-сценарій в чат-боті Teams.
Welcome-сценарій чат-боту адаптований під особливості інтерфейсу Teams. Оновлено візуалізацію та діалоги для зручності роботи та кращого сприйняття новим співробітником.
R15. Цифровий чек-ліст підготовки виходу співробітника на роботу.
Система дозволяє Рекрутеру та всім задіяним особам заздалегідь підготуватися до виходу нового колеги. Для цього Адміністратор може налаштувати на Порталі шаблони чек-листів з онбордингу. Система автоматично призначить завдання з чек-листів співробітникам, відповідальним за підготовку та організацію виходу співробітника на роботу, та сповістить про терміни виконання цих завдань.
R14. Розмежування доступу до розділів порталу.
На порталі кожен співробітник бачить лише свою особисту інформацію та розділи, до яких у нього є доступ згідно з призначеними ролями та обов’язками. Наприклад, доступ до особистих даних співробітника матиме лише HR-команда, а до фінансових звітів – команда фінансистів та відповідальних керівників. Крім того, це дозволяє убезпечити розділи на етапі впровадження від «незапланованого тестування».
R15. Редизайн сторінки «Профіль».
Щоб зробити роботу з порталом ще зручнішою, було змінено структуру та дизайн сторінки «Профіль». Інформація в профілі кожного співробітника тепер структурована за розділами, а доступ до кожного з них обмежений згідно з роллю користувача.
R15. Постановка цілей для співробітників.
Система дає можливість впровадити та автоматизувати процес постановки, узгодження та каскадування цілей. Реалізувати постановку цілей та оцінити їхнє досягнення можна на рівні всєї компанії, окремих підрозділів та співробітників, а гнучкі можливості системи дозволяють налаштувати процес під потреби компанії.
R15. Оцифрований процес звільнення співробітника.
Система дозволяє автоматизувати процес офбордингу з моменту фіксування HR-менеджером інформації про звільнення в картці співробітника. В системі доступний список анкет «exit interview», з яких можна обрати шаблон для автоматичного надсилання співробітнику. Результати анкети зберігаються в системі та доступні для аналізу. Система автоматично сповістить учасників процесу про необхідність виконати поставлені завдання, а система деактивує всі контракти співробітника у день звільнення.
R14. Заявка на відпустку через чат-бот.
Завдяки реалізованому сценарію OutOfOffice з причиною «Vacation» співробітники можуть швидко та зручно сформувати заявку на Відпустку через чат-бот. Заявка автоматично дублюється в системі, а HR-менеджер отримує відповідне сповіщення.
R15. Заявки на відсутність на Порталі.
Почалися роботи з реалізації функціоналу «Відсутності», який дозволить співробітникам подавати заявки на Day-off просто з порталу.
R14. Зберігання фотографій співробітників у хмарі.
Автоматичне завантаження та зберігання фотографій співробітників в єдиному хмарному сховищі Azure Blob Storage дозволяє використовувати однакове фото співробітника в різних сервісах системи. Наприклад, в профілі на Порталі або в сценарії «Пошук співробітника» в чат-боті. У разі зміни фото в одному з сервісів, воно автоматично змінюється в інших.
R14. Навички та Подяки в чат-боті Teams.
Розділи порталу «Мої навички» та «Подяки» доступні співробітникам в чат-боті Teams аналогічно до Telegram, де співробітники можуть використовувати зручний та звичний інтерфейс. У разі використання даних система зберігає інформацію про те, з якого інтерфейсу було створено об’єкт, що дозволяє аналізувати активність та визначати найпопулярніші канали.
R15. Набір звітів «General HR metrics».
Система дозволяє автоматично сформувати ряд звітів за основними HR-метриками. Для зручності та оперативності в системі вже підготовлений та реалізований набір звітів в Power BI.
Модуль ОЦІНКА СПІВРОБІТНИКІВ
R14. Масові опитування через Survey.
Використовуючи механізм призначення та розподілу, Адміністратор може організовувати та проводити масові опитування, призначати анкети співробітникам, керівникам або наставникам в залежності від завдань.
R14. Вибір типу керівника в процедурі оцінки.
Під час організації оцінки персоналу (навички, компетенції, KPI, опитування) Адміністратор може вказати тип керівника: Адміністративний, Функціональний, Наставник. Це дозволяє розширити коло осіб, які проходять оцінку, та заощадити час на призначенні їм оціночних форм.
R15. Нові функції для організації опитувань.
Створюючи опитування або анкетування, Адміністратор може вказати час його проходження та кількість питань. Таймер та кількість питань відображатимуться на екрані користувача під час тесту, щоб він міг реально оцінити свій час.
R15. Послідовність питань та відповідей в тестах та опитуваннях.
Під час створення питань тесту Адміністратор може встановити послідовність їхнього відображення на порталі. Це дозволить зберегти логіку опитування та спростити його проходження для користувача.
R15. Розрахунок результату тесту за балами.
Формуючи питання до тестів, Адміністратор може встановити складність питання та вказати бал за правильну або неправильну відповідь. Система дозволяє приймати як повні, так і часткові відповіді учасників. Використовуючи інтерфейс тестів, можна організувати не лише оцінку рівня знань співробітників, але й проводити психологічне тестування.
Модуль ГЕЙМІФІКАЦІЯ
R15. Новий дизайн сторінки «Мої бейджі».
Розроблено новий дизайн сторінки «Мої бейджі», який покращує користувацький досвід та спрощує навігацію.
Модуль ІВЕНТ-МЕНЕДЖМЕНТ
R14. Підтвердження реєстрації на корпоративний захід та обмеження максимальної кількості учасників.
В модулі «Івент-менеджмент» адміністратор системи отримує можливість управляти реєстраціями на івенти та контролювати максимальну кількість учасників. Створюючи новий захід, адміністратор може вказати необхідність підтвердження реєстрації та верифікувати заявки самостійно. А у разі перевищення припустомої кількості місць, вказаної у картці івенту, заявки на участь потраплятимуть у лист очікування.
OTHER
R14. Серед доробок системи, що підвищують її працездатність та юзабіліті:
- Приховано ознаку «Обов’язкового» питання в тестах.
- Приховано ознаку «Правильний/Неправильний» варіант відповіді для Опитування.
- Реалізовано автоматичне заповнення Дати початку=9:00 та Завершення=18:00 заходу.
- Оптимізовано завантаження головної сторінку Порталу.
- Оптимізовано синхронізацію даних між CRM та порталом.
Замовляйте демонстрацію SMART HCM & LMS за посиланням вже зараз!