Когда речь заходит об архивации документов, трудно определить, кто должен быть инициатором автоматизации этого процесса внутри компании и каким образом синхронизировать движение бумажных документов и их электронных копий.
Предлагаем разобраться, в чем заключаются особенности и преимущества Электронного архива для бизнес-пользователей и как внедрение решения поможет повысить эффективность подразделений компании.
Архивирование кадровых документов
Каждому бизнесу, который оформляет трудовые отношения с сотрудниками согласно КЗоТ, необходимо создавать, хранить и оперировать большим объёмом бумажных кадровых документов, потому что их наличие с «живыми» подписями и «мокрыми» печатями – залог безопасного и ответственного функционирования компании.
Использование Электронного архива позволяет освободить время, место и ресурсы на содержание физического хранилища и бумажных файлов:
- наличие цифровых копий документов позволяет релоцировать бумаги в дистанционное хранилище и освободить офисные площади для более комфортных условий работы;
- потоковое сканирование любого количества бумаг и автоматическое добавление документов в карточку сотрудника сокращает трудозатраты и повышает эффективность и скорость работы кадрового специалиста.
Работая в Электронном архиве, специалист может быстро найти и использовать цифровые копии:
- всех личных документов сотрудника: паспорт, документы об образовании, идентификационный код, военный билет, свидетельства, справки;
- всех документов, которые предоставляет человек в процессе работы: больничные листы, свидетельство о браке, о рождении ребенка;
- оформленных и подписанных сотрудником кадровых документов: приказы и заявления, табели учета рабочего времени, трудовой договор, должностные инструкции, графики отпусков и другие.
Для хранения персональной информации Электронный архив должен быть построен на локальных серверах, чтобы соответствовать требованиям законодательства.
Учитывая единые шаблоны для всех типов документов, в Электронном архиве каждое дело и документ индексируется по фиксированным полям и делает возможным быстрое сканирование и дальнейший поиск необходимого файла или карточки сотрудника.
Сформированный пакет бумажных документов передается в физический архив, где Архивариусу достаточно отсканировать штрихкоды документов, удостовериться в соответствии внесенных в карточку образов тем, что есть в наличии, и разместить короб для дальнейшей работы с физическими файлами и быстрого изъятия по запросу.
В результате у кадровика есть все копии личных документов сотрудника и свободные от бумаг полки. При необходимости он может найти любой файл из личного дела в Электронном архиве или запросить его изъятие из бумажного.
Архивирование финансовых и бухгалтерских документов
Финансовые департаменты и бухгалтерия предприятий накапливают множество специфических документов: расходные и налоговые накладные, доверенности, выписки из банков, договора и акты выполненных работ. При проверках контролирующих органов и сверках с контрагентами возникает необходимость обращаться к документам предыдущих периодов. Внедрение Электронного архива экономит время на поиск и помогает оптимизировать бизнес-процессы.
Используя потоковое сканирование и оцифровывая все входящие документы, сотрудники сохраняют электронные образы файлов в Электронном архиве, могут в любой момент проверить наличие всех подлинников финансовых документов и быть уверенными в комплектности документов.
Оцифровка 100% документации позволяет своевременно отследить некомплектность документов и принять меры по их восполнению до ближайшей проверки.
Бизнесам, которые часто взаимодействуют с аудиторскими и налоговыми проверками, наличие Электронного архива и бесперебойный процесс сканирования всей входящей документации позволяет создать подборку требуемых документов в кратчайшие сроки и без постоянного обращения к бумажному архиву.
Архивирование чертежей и технической документации
Особенно востребованным Электронный архив становится для строительных и инженерно-конструкторских организаций, которые повторно использую чертежи, карты и другие бумажные документы большого формата. Наличие большого физического архива затрудняет поиск необходимых документов. Работая с Электронным архивом, Архивариус компании может в считанные минуты предоставлять актуальную информацию о количестве документов в архиве, изымать нужные и сообщать о том, какие документы наиболее востребованы.
Оцифровка архива технической документации и чертежей имеет свои особенности, связанные с наличием больших форматов документов (А0), их ветхим или потрепанным состоянием, а также с большим количеством сопроводительной документации разных форматов. Использование высококачественных отсканированных копий позволяет продлить сохранность старых документов, чертежей на кальках и «синьках» даже при их высокой востребованности.
При сканировании файл индексируется по фиксированным полям. Электронный архив позволяет создать реестр и автоматические унифицированные или кастомные описи документов и организовать удобный поиск их в архиве, просмотр в любом масштабе и разрешении.
Строительные компании часто имеют несколько филиалов и дочерних предприятий, а также множество территориально разрозненных объектов, которым нужен доступ к проектно-конструкторской документации. Электронный архив позволяет собрать воедино всю проектную документацию и предоставить авторизированный доступ к ней сотрудникам, заказчикам и проверяющим органам.
Система обеспечивает 24/7/365-доступ к цифровым образам документов по проектам и актуальным файлам, исключая дорогостоящее копирование бумажных версий.
Для быстрого и удобного формирования пакетов документации и отправки их, например, заказчику, в Электронном архиве может быть предусмотрен экспорт всех данных, хранящихся в архиве. Данные экспортируются в структурированном виде так же, как они хранились в архиве, со всеми атрибутами, описаниями и файлами. Чем полнее представлена проектная документация в архивной системе, тем больше возможностей предоставляет система по работе с данной документацией, а именно – поиск и формирование комплектов документов для заказчика, для отправки на объект или в проверяющие органы.
Внедрение Электронного архива для среднего и большого бизнеса – больше не долгосрочная перспектива, а сегодняшнее актуальное решение. Структурированное хранение документов, быстрый поиск и оперативный доступ к цифровой копии любого бумажного документа значительно ускоряет работу вовлеченных сотрудников, помогает оптимизировать бизнес-процессы, обеспечивает сохранность и актуальность документов и освобождает от необходимости хранить бумажные версии ненужных файлов.
Централизованное хранение, быстрый поиск и мгновенный защищенный доступ к необходимой информации – три кита повышения продуктивности всех подразделений компании. Узнайте больше и закажите демонстрацию решения уже сейчас!