Компании, которые считают себя технологичными, современными и успешными должны стремиться к автоматизации и скорейшей цифровой трансформации. С чего же начать путь изменений и оцифровки процессов? Чтобы не начать автоматизировать хаос – прежде всего необходимы прописанные бизнес-процессы.
Движущая сила любой компании – это её бизнес-процессы. Сила взаимодействия людей, команд, систем и технологий. Когда компания из стартапа переходит на определенный уровень сложности, для дальнейшего развития ей просто необходимо эти процессы выстраивать и оптимизировать.
Из чего состоит система управления компанией
Любую систему управления компанией можно разбить на следующие элементы:
Как только возникают вопросы ускорения, оптимизации, масштабирования бизнеса или придания ему гибкости, как только собственники готовы дать старт фундаментальным изменениям и прогрессу, тогда и стоит задуматься об использовании BPM-модели.
Зачастую у компаний всегда есть описанные в каком-то виде бизнес-процессы. Чаще всего они либо находятся в головах сотрудников, либо в лучшем случае расписаны на бумаге. На этот большой, сложный и громоздкий набор документов тратится несколько месяцев работы многих отделов и расходуется огромное количество ресурсов. Дальше происходит так, что уже через пару месяцев о документе все забывают и выполняют все те же хаотичные функции, которые делали ранее. Всё это не только не способствует исполнению стратегии изменений, но и в целом замедляет и делает невыносимой работу каждого подразделения.
Компаниям необходимо проводить постоянные модификации и изменения, чтобы расти или продолжать оставаться на том же уровне, например, поддерживать показатели продаж. Это касается изменений процессов взаимодействия с клиентами, изменений производства или доставки материалов и т.д. Особенно актуален навык адаптации для компаний, которые работают на быстро изменяющихся рынках. И адаптировать нужно в первую очередь процессы работы компании.
Процессы и их типы
Процесс – это сочетание всех действий, требуемых для достижения цели и результата. Все процессы компании можно классифицировать по 2 основным критериям:
- по локализации – относятся к проектированию архитектуры взаимодействий, которые пронизывают всю компанию и могут пересекать границы нескольких структурных подразделений и взаимодействовать с клиентами или подрядчиками;
- по отношению к добавленной стоимости – которые генерируют доход компании.
Ниже представлены типы процессов по локализации, написанные в BPMN 2.0, и коротко описаны процессы по отношению к добавленной стоимости.
Локальные. Процессы, которые происходят внутри подразделений.
Кросс-функциональные. Все процессы и группы, которые пересекаются, затрагивают массу людей, подразделений и инструментов.
Кросс-организационные. Основной процесс деятельности компании, который синхронизирован с процессами другой компании (может пересекать границы компании за счет обмена информацией или товарами). Процесс может быть связан с клиентом или подрядчиком.
Процессы по отношению к добавленной стоимости:
- Основные. Вследствие которых непосредственно происходит зарабатывание денег.
- Вспомогательные. Процессы, которые обеспечивают зарабатывание денег.
- Управляющие. Которые координируют зарабатывание денег.
- Процессы развития. Стратегический и проектный менеджмент.
Стоит отметить, что для изменения какого-либо процесса нужны: ресурсы, инструменты и процедуры, с помощью которых можно запустить и контролировать проект. Также необходимы четко обозначенные правила и стандарты, по которым это будет выполняться.
Если мы говорим об оцифровке, то каждый процесс, который влияет на получение прибыли, или вспомогательный процесс должны быть расписаны в стандарте BPMN. Стандарт BPMN является самым современным форматом описания бизнес-процессов, которой сформировался на стыке между бизнесом и IT-технологиями. Это прямая связка между процессами и инструментами, с помощью которых эти процессы работают. Ни тексты, ни диаграммы IDEF более не являются такими эффективными для целей детального моделирования деятельности и автоматизации.
BPM: подход и назначение
Когда мы говорим о процессах, мы подразумеваем определенную систему работы. BPM – это классическая циклическая система, внутри которой находятся бизнес-процессы.
Для того, чтобы построить, изменить или дополнить бизнес-процесс необходимо:
1. Провести анализ и моделирование процесса. Посмотреть, как должен работать процесс, как его лучше поменять или синхронизировать с другими процессами организации (особенно с теми процессами, от которых зависит реальный заработок денег). Процессы лучше описывать в определенных стандартах – eEPC, VAD, CFD, BPMN, DMN, CMMN – то есть в нотациях, которые диктуют определенные правила описания. Компания должна четко и совершенно однозначно понимать, как этот процесс работает, какие его основные компоненты и как этот процесс можно поменять в случае необходимости. На данном этапе также устанавливаются показатели процесса.
2. Далее процесс необходимо исполнить. Создать идеальный бизнес-процесс практически невозможно, поэтому работа с ним всегда будет цикличной, т.е в любом исполняемом процессе будут определенные недостатки, которые с течением времени придется устранять.
3. Контроль выполнения. Этап необходим для понимания слабых, проблемных мест (бутылочных горлышек), недогрузов или перегрузов. Например, измеряя скорость выполнения процесса, определяя его KPI и оценивая каждый процесс в денежном эквиваленте, компания получает объективный анализ жизнеспособности предприятия. Например, сокращение процесса производства и доставки продукта может принести колоссальнейшую прибыль предприятию и дать конкурентное преимущество. Контроль необходим для понимания, что происходит с процессом.
4. После контроля и получения результатов можно начинать сравнивать установленный на этапе моделирования KPI с его реальными показателями. Однако стоит отметить, что цикл сравнения и улучшения не имеет четкой и определенной концовки. Это процесс, который в силу обстоятельств и внутренних и внешних факторов может, и должен, длиться бесконечно.
Управление бизнес-процессами – современный тренд, который позволяет организовать компанию с точки зрения того, как должны функционировать цепочки взаимодействия людей, механизмов и программных комплексов, вне зависимости от того в каком подразделении находятся эти элементы процесса. Это является главной задачей BPM.
Цели BPM
В первую очередь процессы отображаются (моделируются) именно так, как они будут выполняться. Здесь уместно использовать выражение: «Как пишется, так и читается», а в нашем случае: «Как нарисовано, так и работаем». К основным целям BPM относятся:
1. Формализация и анализ процессов – как рисуем, так и работаем. Это является одной из функций BPMS систем: работа строго по нарисованому сценарию, т.е. модели.
2. Постоянные циклические действия по оптимизации процессов и их KPI (ошибки, стоимость, длительность и др.). Оптимизация деятельности, оптимизация цепочек поставок, производства, закупок. Вплоть до формирования взаимодействия людей, что, как мы уже выяснили, тоже является процессом.
3. Сокращение срока ввода новых процессов.
4. Сокращение срока изменения существующих процессов.
5. Перераспределение усилий менеджмента с согласования действий на функциональные обязанности. Огромное количество времени высококвалифицированных сотрудников тратится не на работу, а на согласования действий, на выяснение процесса работы с другими подразделениями. Причиной этому – отсутствие формализации процессов и недостаточное понимание того, что делать, если действие затрагивает несколько подразделений. Без централизованной кросс-функциональной функции процессы, которые пронизывают всю компанию, не работают.
6. Уменьшение зависимости от линейного персонала. Подавляющее большинство действий стандартны и могут быть описаны по определенным правилам. Это освободит менеджмент от постоянной необходимости объяснять стандарты и правила работы.
7. Максимальная автоматизация процессов (там, где это целесообразно). А также сведение к минимуму процессов, которые алгоритмизировать нельзя. Это позволяет сократить затраты, сроки, стоимость реализации проектов и сделать их максимально прозрачными.
8. Сокращение стоимости управления. При фиксировании всех процессов и результатов сокращаются затраты на менеджмент всех функций и есть возможность получения отчетов о реальном состоянии дел в компании.
Пример BPM-цикла, описанного в стандарте BMPN 2.0
IT-инструменты управления процессами. BPMS
Не описанный процесс перехода на автоматизированные системы – это трата денег и времени впустую. Перед внедрением методов BPM и использования IT-инструментов компаниям необходимо:
- понимать, как процесс функционирует: входы, выходы, ресурсы;
- определить тип работы, которые выполняются: ручная, автоматическая, полуавтоматическая, чистый креатив;
- согласовать алгоритм принятия решений, на основании каких данных это происходит.
Все эти вопросы должны быть формализованы и описаны. Уже после стандартизации этих функций можно рассмотреть вопрос использования IT-инструментов для управления процессами.
BPMS – Business Process Management Suite (System) – это стык между бизнесом и IT-технологиями.
После появления стандарта BPMN (Business Process Model and Notation, нотация и модель бизнес-процессов), который и был разработан для синхронизации IT и бизнеса, появились BPMS-системы. Это следующий шаг развития после внедрения автоматизированных систем управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и систем для автоматизации планирования ресурсов предприятия (ERP). Стоит отметить, что это не альтернатива CRM и ERP, а механизм для их эволюции.
BPMS – это пакет, класс программных продуктов по управлению бизнес-процессами, который реализует следующие задачи:
1. Организация взаимодействия персонала в рамках формализованных процессов.
2. Оркестровка функционирования различных программных продуктов в рамках формализованных процессов.
3. Формализация, анализ, контроль и оптимизация бизнес-процессов организации.
4. Применение стандартов в формализации процессов (BPMN/DMN/CMMN), что позволяет связать бизнес и IT.
Архитектура работы BPMS
Что делает BPMS. BPMS автоматически переводит в код процесс, нарисованный в BPMN, после чего код «трансформируется» в реальные задачи реальным сотрудникам. На выходе получается работающий процесс, который создается уже без участия человека. Бизнес-аналитики, менеджмент или владельцы бизнес-процессов формализуют бизнес-модель, отрисовывают ее до того уровня детализации, который необходим. Очень часто это делается до уровня элементарных функций. Например, сотрудник цеха перемещает продукцию по строго определенному маршруту. Также работа может выполняться не человеком, а системой и быть алгоритмизированной.
BPMS состоит из тех же модулей, которые существуют в модели BMPN. Это модули, которые отвечают за:
- прорисовку процессов, назначение задач на персонал (BMPS интегрируется с любыми другими программными продуктами, получает и передает данные);
- контроль выполнения задач (KPI процессов и динамику выполнения);
- оптимизацию работы (определяют, где в процессе возникают проблемы или другие нестыковки).
BPMS – это надстройка над всеми остальными системами, которая показывает слаженность работы всех процессов компании. Она внедряются для автоматизации отдельных процессов либо для управления компании целиком.
Программный пакет класса low-code iBPMS Camundа позвляют реализовать на практике концепцию BPM от разработки процессов к их оптимизации. В Camundа можно полностью визуализировать реальные бизнес-процессы любой организации. Подробнее.