Компанії, які вважають себе технологічними, сучасними та успішними, повинні прагнути до автоматизації і якнайшвидшої цифрової трансформації. З чого ж почати шлях змін та оцифрування процесів? Щоб не почати автоматизувати хаос – перш за все необхідні прописані бізнес-процеси.
Рушійна сила будь-якої компанії – це її бізнес-процеси. Сила взаємодії людей, команд, систем та технологій. Коли компанія зі стартапу переходить на певний рівень складності, для подальшого розвитку їй просто необхідно ці процеси вибудовувати й оптимізувати.
З чого складається система управління компанією
Будь-яку схему управління компанією можна розбити на такі елементи:
Щойно виникають питання прискорення, оптимізації, масштабування бізнесу або надання йому гнучкості, щойно власники готові дати старт фундаментальним змінам та прогресу – тоді й варто замислитися про використання BPM-моделі.
Найчастіше у компаній завжди є якимось чином описані бізнес-процеси. Найчастіше вони або знаходяться в головах співробітників, або в кращому випадку розписані на папері. На цей великий, складний і громіздкий набір документів витрачається кілька місяців роботи багатьох відділів, а також величезна кількість ресурсів. Далі відбувається так, що вже за пару місяців про документ всі забувають і виконують всі ті ж хаотичні функції, що й раніше. Все це не тільки не сприяє виконанню стратегії змін, але і в цілому уповільнює і робить нестерпною роботу кожного підрозділу.
Компаніям необхідно проводити постійні модифікації і зміни, щоб рости або продовжувати залишатися на тому ж рівні, наприклад, підтримувати показники продажів. Це стосується змін процесів взаємодії з клієнтами, змін у виробництві або доставці матеріалів тощо. Навичка адаптації є особливо актуальною для компаній, які працюють на ринках, що швидко змінюються. І адаптувати потрібно в першу чергу процеси роботи компанії.
Процеси та їх типи
Процес – це сукупність всіх дій, необхідних для досягнення мети та результату. Всі процеси компанії можна класифікувати за 2 основними критеріями:
- процеси з локалізації – ті, що стосуються проектування архітектури взаємодій, які пронизують всю компанію і можуть перетинати кордони декількох структурних підрозділів та взаємодіяти з клієнтами або підрядниками;
- процеси, що стосуються доданої вартості – ті, що генерують дохід компанії.
Нижче наведено типи процесів з локалізації, написані в BPMN 2.0, і коротко описано процеси, що стосуються доданої вартості.
Локальні. Процеси, що відбуваються всередині підрозділів
Крос-організаційні. Основний процес діяльності компанії, синхронізований з процесами іншої компанії (може перетинати кордони компанії шляхом обміну інформацією або товарами). Процес може бути пов’язаний з клієнтом або підрядником
Кросс-организационные. Основной процесс деятельности компании, который синхронизирован с процессами другой компании (может пересекать границы компании за счет обмена информацией или товарами). Процесс может быть связан с клиентом или подрядчиком
Процеси, що стосуються доданої вартості:
- Основні. Процеси, через які безпосередньо заробляються гроші.
- Допоміжні. Процеси, що забезпечують заробляння грошей.
- Процеси управління. Процеси, що координують заробляння грошей.
- Процеси розвитку. Стратегічний та проектний менеджмент.
Варто зауважити, що для зміни будь-якого процесу необхідні ресурси, інструменти та процедури, за допомогою яких можна запустити та контролювати проект. Також необхідні чітко визначені правила та стандарти, за якими це буде виконуватися.
Якщо ми говоримо про оцифрування, то кожен процес, який впливає на отримання прибутку, або допоміжний процес повинні бути розписані в стандарті BPMN. Стандарт BPMN є найсучаснішим форматом опису бізнес-процесів, який сформувався на стику між бізнесом та IT-технологіями. Це – пряма зв’язка між процесами та інструментами, за допомогою яких ці процеси працюють. Ані тексти, ані діаграми IDEF більш не є такими ефективними для цілей детального моделювання діяльності та автоматизації.
BPM: підхід та призначення
Коли ми говоримо про процеси, ми маємо на увазі певну систему роботи. BPM – це класична циклічна система, всередині якої знаходяться бізнес-процеси.
Для того, щоб збудувати, змінити або доповнити бізнес-процес, необхідно:
1. Провести аналіз та моделювання процесу. Подивитися, як повинен працювати процес, як його краще змінити або синхронізувати з іншими процесами організації (особливо з тими процесами, від яких залежить реальне заробляння грошей). Процеси краще описувати в певних стандартах – eEPC, VAD, CFD, BPMN, DMN, CMMN – тобто в нотаціях, що диктують певні правила опису. Компанія повинна чітко і абсолютно однозначно розуміти, як цей процес працює, які його основні компоненти і як цей процес можна змінити в разі потреби. На цьому етапі також встановлюються показники процесу.
2. Далі процес необхідно виконати. Створити ідеальний бізнес-процес практично неможливо, тому робота з ним завжди буде циклічною. Тобто в будь-якому процесі, що виконується, будуть певні недоліки, які з плином часу доведеться усувати.
3. Контроль виконання. Етап необхідний для розуміння слабких, проблемних місць (“bottlenecks”), недовантажень або перевантажень. Наприклад, вимірюючи швидкість виконання процесу, визначаючи його KPI та оцінюючи кожен процес в грошовому еквіваленті, компанія отримує об’єктивний аналіз життєздатності підприємства. Наприклад, скорочення процесу виробництва і доставки продукту може принести колосальний прибуток підприємству і дати конкурентну перевагу. Контроль необхідний для розуміння, що відбувається з процесом.
4. Після контролю та отримання результатів можна починати порівнювати встановлений на етапі моделювання KPI з його реальними показниками. Однак варто зауважити, що цикл порівняння та покращення не має чіткого та визначеного завершення. Це процес, який через обставини та внутрішні і зовнішні фактори може, та повинен, тривати безкінечно.
Управління бізнес-процесами – сучасний тренд, який дозволяє організувати компанію з точки зору того, як повинні функціонувати ланцюги взаємодії людей, механізмів і програмних комплексів, незалежно від того, в якому підрозділі знаходяться ці елементи процесу. Це є головним завданням BPM.
Цілі BPM
В першу чергу процеси зображаються (моделюються) саме так, як вони будуть виконуватися. Тут доречно використати вислів: «Як пишеться, так і читається», а в нашому випадку: «Як намальовано, так і працюємо». Основними цілями BPM є:
1. Формалізація та аналіз процесів – як малюємо, так і працюємо. Це – одна з функцій BPMS-систем: робота чітко за намальованим сценарієм, тобто моделлю.
2. Постійні циклічні дії з оптимізації процесів та їх KPI (помилки, вартість, тривалість тощо). Оптимізація діяльності, оптимізація ланцюгів постачань, виробництва, закупівель. Аж до формування взаємодії людей, що, як ми вже з’ясували, також є процесом.
3. Скорочення терміну введення нових процесів.
4. Скорочення терміну зміни наявних процесів.
5. Перерозподіл зусиль менеджменту з узгодження дій на функціональні обов’язки. Величезна кількість часу висококваліфікованих співробітників витрачається не на роботу, а на узгодження дій, на з’ясування процесу роботи з іншими підрозділами. Причина цього – відсутність формалізації процесів і недостатнє розуміння того, що робити, якщо дія зачіпає декілька підрозділів. Без централізованої крос-функціональної функції процеси, що пронизують всю компанію, не працюють.
6. Зменшення залежності від лінійного персоналу. Переважна більшість дій – стандартні і можуть бути описані за певними правилами. Це звільнить менеджмент від постійної необхідності пояснювати стандарти й правила роботи.
7. Максимальна автоматизація процесів (там, де це є доцільним). А також зведення до мінімуму процесів, які не можна алгоритмізувати. Це дозволяє скоротити витрати, терміни, вартість реалізації проектів та зробити їх максимально прозорими.
8. Скорочення вартості управління. У разі фіксування всіх процесів та результатів скорочуються витрати на менеджмент всіх функцій та є можливість отримувати звіти про реальний стан справ у компанії.
Приклад BPM-циклу, описаного в стандарті BMPN 2.0
IT-інструменти управління процесами. BPMS
Неописаний процес переходу на автоматизовані системи – марнотратство грошей та часу. Перед впровадженням методів BPM і використанням IT-інструментів компаніям необхідно:
- розуміти, як процес функціонує: входи, виходи, ресурси;
- визначити тип робіт, що виконуються: ручна, автоматична, напівавтоматична, чистий креатив;
- узгодити алгоритм прийняття рішень, на основі яких даних це відбувається.
Всі ці питання повинні бути формалізовані і описані. Уже після стандартизації цих функцій можна розглянути питання використання IT-інструментів для управління процесами.
BPMS – Business Process Management Suite (System) – це стик між бізнесом та IT-технологіями.
Після появи стандарту BPMN (Business Process Model and Notation, нотація та модель бізнес-процесів), який і був розроблений для синхронізації IT та бізнесу, з’явилися BPMS-системи. Це наступний крок розвитку після впровадження автоматизованих систем управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) і систем для автоматизації планування ресурсів підприємства (ERP). Варто відзначити, що це не альтернатива CRM і ERP, а механізм для їх еволюції. BPMS – це пакет, клас програмних продуктів з управління бізнес-процесами, який реалізує такі завдання.
BPMS – это пакет, класс программных продуктов по управлению бизнес-процессами, который реализует следующие задачи:
1. Організація взаємодії персоналу в рамках формалізованих процесів.
2. Оркестрування функціонування різних програмних продуктів в рамках формалізованих процесів.
3. Формалізація, аналіз, контроль та оптимізація бізнес-процесів організації.
4. Застосування стандартів та формалізації процесів (BPMN/DMN/CMMN), що дозволяє пов’язати бізнес та ІТ.
Архітектура роботи BPMS
Що робить BPMS. BPMS автоматично переводить в код процес, намальований в BPMN, після чого код «трансформується» в реальні завдання реальним співробітникам. На виході маємо робочий процес, який створюється вже без участі людини. Бізнес-аналітики, менеджмент або власники бізнес-процесів формалізують бізнес-модель, деталізують її настільки, наскільки необхідно. Дуже часто – до рівня елементарних функцій. Наприклад, співробітник цеху переміщує продукцію за чітко визначеним маршрутом. Також робота може виконуватися не людиною, а системою, та бути алгоритмізованою.
BPMS складається з тих самих модулів, які існують в моделі BMPN. Вони відповідають за:
- прорисовування процесів, призначення завдань на персонал (BMPS інтегрується з будь-якими іншими програмними продуктами, отримує та передає дані);
- контроль виконання завдань (KPI процесів та динаміку виконання);
- оптимізацію роботи (визначають, де в процесі виникають проблеми або інші розбіжності).
BPMS – це надбудова над усіма іншими системами, яка показує злагодженість роботи всіх процесів компанії. Вона впроваджується для автоматизації окремих процесів або для управління компанією в цілому.
Програмний пакет класу low-code iBPMS Camundа дозволяє на практиці реалізувати концепцію BPM від розробки процесів до їх оптимізації. У Camundа можна повністю візуалізувати реальні бізнес-процеси будь-якої організації. Детальніше.