Сучасний працівник – це такий собі Шива. Щоправда, замість великої кількості рук йому потрібна велика кількість інтелектуального ресурсу, щоб вчасно реагувати на повідомлення пошти, виконувати робочі завдання, встигати на усі зустрічі та ще не забути колегу з днем народження привітати.
Ситуація полегшується, якщо ви маєте інструменти, котрі допомагають не потонути у морі інформації з вашого робочого життя. Сучасні ІТ-рішення можуть консолідувати новини компанії в одному місці та показувати вам персоналізований контент, розкласти усю проєктну документацію «по полицях», як супер-досвідчений архіваріус, а також нагадати вам, що завтра – корпоратив, а післязавтра – важливий тендер.
Прикладом таких рятівників стали рішення на базі технологій SharePoint, кастомізовані під унікальні потреби клієнтів.
У статті читайте історії 3-х українських компаній, котрі не лише значно полегшили життя своїм співробітникам, а й підвищили ефективність ряду процесів.
- Агрохолдинг «Астарта-Київ», котрий щоденно створює спільну корпоративну культуру для понад 6000 співробітників завдяки єдиному корпоративному Інтранет-порталу (детальніше про SmartPoint Intranet – в кінці статті).
- Провідна інвестиційно-девелоперська компанія України Avalon, котра зрозуміла, що маючи одночасно в роботі до 10 будівельних об’єктів, критично необхідно структурувати усю проєктну документацію. І реалізували це завдання на технології SharePoint.
- Компанія SMART business, котра, окрім базової функціональності Інтранет, із задоволенням користується власними винаходами: календарями внутрішніх та зовнішніх заходів, музеєм мерчу, де представлені брендовані речі за усі 12 років існування компанії, а також безшовною інтеграцією зі SMART HCM & LMS – рішенням для ефективного управління людським капіталом.
Єдина корпоративна культура для лідера агропромисловості «АСТАРТА»
В управлінні «АСТАРТИ» понад 220 тисяч га землі, цукрові заводи компанії за добу перероблюють 36 тисяч тонн цукрового буряку, що робить її виробником цукру №1 в Україні. Загальне поголів’я ВРХ налічує 22 тисяч голів, а потужність біогазового комплексу – 150 тисяч м³ біогазу на день. І це далеко не весь перелік сфер роботи агропромхолдингу.
Для обслуговування таких масштабів потрібен великий штат. Наприклад, у період сезону кількість співробітників сягає майже 6000. Працівники знаходяться у 7-ми областях України, деякі з них – у полях у буквальному сенсі цього слова. Тому підтримка спільних корпоративних цінностей в «АСТАРТІ» – нетривіальне завдання. Менеджмент мав на меті об’єднати всіх співробітників компанії в єдиному інформаційному полі, надати швидкий та зручний доступ до програм та сервісів і, як наслідок, посилити корпоративну культуру.
Компанія SMART business запропонувала рішення на базі технологій Microsoft SharePoint, що дало можливість:
- Бачити усі новини компанії, відфільтровані по тематичних розділах.
- Отримати швидкий доступ до корпоративних та довідникових матеріалів.
- Топ-менеджмент зміг оперативно інформувати про важливі кадрові зміни через повідомлення на головній сторінці порталу.
- Люди за 2 дні почали дізнаватись про дні народження колег (і, повірте, це неабияке покращення для корпоративної атмосфери, адже кожному приємно, коли про його свято пам’ятають).
- Портал став сховищем для корпоративних фото і відео.
- Була реалізована «Організаційна структура», адже в такому великому холдингу легко заплутатись у питанні «Хто кому менеджер?»
Крім цього була здійснена інтеграція з ERP-системою 1С Підприємство, тому тепер будь-які кадрові зміни миттєво відображаються в організаційній структурі на порталі, а інформацію про колег можна віднайти у кілька кліків.
Олександр Войналович, директор Департаменту розвитку інформаційних технологій, так описує потребу холдингу у корпоративному порталі:
«Моя мрія, щоб ми в «АСТАРТІ починали ранок не з кави, а з корпоративного порталу. Для кожного працівника – це так звані ворота у світ компанії. Тому для команди HR- та IT-департаментів портал є цікавим і водночас складним проєктом, адже ми розуміємо його важливість та те, що він не може бути сталим продуктом, а повинен постійно нарощувати корисні функції для користувачів та ставати інтерактивним.
Вибір продукту Microsoft SharePoint для реалізації порталу був максимально вдалим, він підходить для реалізації всіх наших задумів щодо порталу та інформаційних потреб, а також дозволяє інтегрувати інші продукти системи Office 365 компанії Microsoft».
Тонни корпоративної документації львівського девелопера Avalon
Avalon з 2014 року займається розробкою та побудовою сучасних архітектурних об’єктів у Львові. Як правило, в компанії одночасно протікають 8-10 активних проєктів на різних стадіях, тому легко уявити, з якими масивами документації доводиться стикатися співробітникам.
Врахувавши всі вимоги до побудови документообігу, SMART business запропонувала рішення на базі порталу на Microsoft SharePoint, який має пряму інтеграцію з Teams.
Це вирішувало проблему невпорядкованих файлів і документації. Приємним бонусом використання технології стало те, що співробітники, котрі працюють віддалено або ж перебувають на презентації, в режимі реального часу можуть показувати інвесторам проєкт. Зараз доступ до файлів є у кожного співробітника з будь-якого пристрою і з будь-якої локації.
Також SharePoint-портал синхронізований з локальними ресурсами компанії. Це зроблено, щоб полегшити роботу з «важкими файлами» і програмним забезпеченням для архітектурних завдань, таким як Autodesk Revit або AutoCAD.
Доступ до файлів компанії мають не лише співробітники, але і підрядники. Avalon може бути впевнений у безпеці рішення, тому що платформа SharePoint вже несе версійність, а також портал синхронізований з наземними ресурсами – тобто за необхідності завжди можна звернутися до локальних версій. Рішення передбачає багаторівневе налаштування прав доступу та різні ролі для користувачів.
Антон Шамов, ІТ-директор компанії Avalon, коментує ROI проєкту: «Ми хотіли йти в ногу з часом, тому забезпечили проєктні команди структурою папок, в яких всі пов’язані з проєктом документи рознесені згідно з певною методологією. Команда SMART business одразу зрозуміла нашу бізнес-потребу та реалізувала проєкт за 4 місяці. За нашими підрахунками повернення від інвестицій компанія Avalon отримає менше, ніж за півроку».
Комерційна директорка Avalon Анастасія Давидова коментує, як компанії вдалось почати заощаджувати час після впровадження порталу:
«Наша компанія дуже уважно стежить за всіма інноваціями та технологіями у світовій спільноті. Зараз, коли весь бізнес оцифровує свої внутрішні процеси, в епоху глобальної диджитал-трансформації, впровадження нового програмного забезпечення дозволяє нам максимально швидко адаптуватися до будь-яких змін на ринку, йти в ногу з часом, організувати роботу команд всередині компанії максимально ефективно, а значить – розвиватися швидше та заощаджувати найцінніший ресурс у сучасному світі – час».
SMART business – кращі випробовувачі рішення корпоративного порталу
Ніхто не розкаже про цілі та основні вимоги до порталу краще, ніж людина, що створює корпоративну культуру всередині власної організації – керівна партнерка компанії SMART business Наталя Онищук:
«Мені дуже легко розповідати про корпоративний портал на зустрічах та презентаціях, адже я сама – його постійний користувач. Під час створення продукту SMART Intranet ми уявляли середовище, що буде розказувати нашим колегам все-все про компанію SMART business: які цінності ми сповідуємо, які у нас існують традиції та хто їх підтримує, з якими технологічними системами працюємо, які рішення є нашою власною розробкою, в яких країнах розташовані офіси та хто наші герої.
Новачки можуть легко відчути корпоративний дух, навіть якщо вони обирають віддалений режим роботи. А чинні співробітники за лічені хвилини можуть почитати новини компанії, починаючи від отримання компанією міжнародних нагород, і закінчуючи народженням сина у колеги з сусіднього департаменту.
Також важливо зазначити, що різноманітні фрагменти порталу можуть бути створені у відповідності до побажань замовника та згідно з його бренд-буком.
У часи, коли гібридна робота стає все більш популярною, будувати корпоративну культуру стає все складніше. Адже колеги можуть місяцями бачити одне одного лише через відеозв’язок чи в адресатах листів. У цю хвилину безумовно дуже виручає єдиний корпоративний портал. Якщо ми працюємо онлайн, то чому б не поєднувати людей спільними цінностями також у режимі онлайн?»
Якщо створення корпоративного порталу зацікавило вас, запрошуємо дізнатись деталі за посиланням або звернутись до акаунт-менеджерів SMART business.
