Коли йдеться про архівацію документів, важко визначити, хто повинен бути ініціатором автоматизації цього процесу всередині компанії і яким чином синхронізувати рух паперових документів та їхніх електронних копій.
Пропонуємо розібратися, в чому полягають особливості та переваги Електронного архіву для бізнес-користувачів і як впровадження рішення допоможе підвищити ефективність підрозділів компанії.
Архівування кадрових документів
Кожному бізнесу, який оформляє трудові відносини з працівниками відповідно до КЗпП, необхідно створювати, зберігати і оперувати великим обсягом паперових кадрових документів, тому що їхня наявність з «живими» підписами та «мокрими» печатками – запорука безпечного та відповідального функціонування компанії.
Використання Електронного архіву дозволяє звільнити час, місце і ресурси на утримання фізичного сховища і паперових файлів:
- наявність цифрових копій документів дозволяє перемістити папери в дистанційне сховище та звільнити офісний простір для більш комфортних умов роботи;
- потокове сканування будь-якої кількості паперів та автоматичне додавання документів в картку співробітника скорочує трудозатрати, підвищує ефективність і швидкість роботи фахівця з кадрів.
Працюючи в Електронному архіві, фахівець може швидко знайти і використовувати цифрові копії:
- всіх особистих документів працівника: паспорт, документи про освіту, ідентифікаційний код, військовий квиток, посвідчення, довідки;
- всіх документів, які надає людина в процесі роботи: листки непрацездатності, свідоцтво про шлюб, про народження дитини тощо;
- оформлених і підписаних співробітником кадрових документів: накази і заяви, табелі обліку робочого часу, трудовий договір, посадові інструкції, графіки відпусток та інші.
Для зберігання персональної інформації Електронний архів повинен бути побудований на локальних серверах, щоб відповідати вимогам законодавства.
З огляду на єдині шаблони для всіх типів документів, в Електронному архіві кожна справа і документ індексується за фіксованими полями, що робить можливим швидке сканування і подальший пошук необхідного файлу або картки співробітника.
Сформований пакет паперових документів передається до фізичного архіву, де Архіваріусу достатньо відсканувати штрих-коди документів, переконатись у відповідності внесених у картку копій тим оригіналам, що є в наявності, і розмістити короб для подальшої роботи з фізичними файлами та швидкого вилучення за запитом.
В результаті у кадровика є всі копії особистих документів працівника та вільні від паперів полиці. За необхідності він може знайти будь-який файл із особової справи в Електронному архіві або надіслати запит про його вилучення з паперового.
Архівування фінансових і бухгалтерських документів
Фінансові департаменти і бухгалтерія підприємств накопичують безліч специфічних документів: витратні і податкові накладні, довіреності, виписки з банків, договори та акти виконаних робіт. Під час перевірок контролюючих органів і звірок з контрагентами виникає необхідність звертатися до документів попередніх періодів. Впровадження Електронного архіву економить час на пошук і допомагає оптимізувати бізнес-процеси.
Використовуючи потокове сканування та оцифровуючи всі вхідні документи, співробітники зберігають електронні образи файлів в Електронному архіві, можуть будь-якої миті перевірити наявність всіх оригіналів фінансових документів і бути впевненими в комплектності документів.
Оцифрування 100% документації дозволяє своєчасно відстежити некомплектність документів та вжити заходів щодо їхнього заповнення до найближчої перевірки.
Бізнесам, які часто взаємодіють з аудиторськими і податковими перевірками, наявність Електронного архіву та безперебійний процес сканування всієї вхідної документації дозволяє створити добірку необхідних документів в найкоротші терміни і без постійного звернення до паперового архіву.
Архівування креслень і технічної документації
Особливо затребуваним Електронний архів стає для будівельних та інженерно-конструкторських організацій, які повторно використовують креслення, карти та інші паперові документи великого формату. Наявність великого фізичного архіву ускладнює пошук необхідних документів. Працюючи з Електронним архівом, Архіваріус компанії може за лічені хвилини надавати актуальну інформацію про кількість документів в архіві, вилучати необхідні та повідомляти про те, які документи найбільш затребувані.
Оцифрування архіву технічної документації і креслень має свої особливості, пов’язані з наявністю великих форматів документів (А0), їхнім старим або зношеним станом, а також з великою кількістю супровідної документації різних форматів. Використання високоякісних відсканованих копій дозволяє подовжити термін зберігання старих документів, креслень на кальках і «синьках» навіть попри їхню високу затребуваність.
Під час сканування файл індексується за фіксованими полями. Електронний архів дозволяє створити реєстр і автоматичні уніфіковані або кастомні описи документів та організувати їхній зручний пошук в архіві, перегляд в будь-якому масштабі та якості.
Будівельні компанії часто мають кілька філій та дочірніх підприємств, а також безліч територіально розрізнених об’єктів, яким потрібен доступ до проєктно-конструкторської документації. Електронний архів дозволяє зібрати воєдино всю проєктну документацію та надати авторизований доступ до неї співробітникам, замовникам і перевіряючим органам.
Система забезпечує 24/7/365-доступ до цифрових образів документів з проєктів і актуальних файлів, виключаючи дороге копіювання паперових версій.
Для швидкого і зручного формування пакетів документації і надсилання, наприклад, замовнику, в Електронному архіві може бути передбачений експорт всіх даних, що зберігаються в системі. Дані експортуються в тому ж структурованому вигляді, як вони зберігалися в архіві, з усіма атрибутами, описами і файлами. Що повніше представлена проєктна документація в архівній системі, то більші можливості надає система щодо роботи з цією документацією: пошук та формування комплектів документів для замовника, для відправки на об’єкт або в перевіряючі органи.
Впровадження Електронного архіву для середнього та великого бізнесу – більше не довгострокова перспектива, а сьогоднішнє актуальне рішення. Структуроване зберігання документів, швидкий пошук і оперативний доступ до цифрової копії будь-якого паперового документа значно прискорює роботу залучених співробітників, допомагає оптимізувати бізнес-процеси, забезпечує збереження і актуальність документів та звільняє від необхідності зберігати паперові версії непотрібних файлів.
Централізоване зберігання, швидкий пошук і миттєвий захищений доступ до необхідної інформації – три кити підвищення продуктивності всіх підрозділів компанії. Дізнайтеся більше і замовляйте демонстрацію рішення вже зараз!