Компании становятся успешными, когда барьеры между людьми разрушаются, когда технологии и рабочие места способствуют продуктивности и креативности сотрудников, где бы те ни находились. Современное рабочее место выходит за границы своей физической локализации и расширяется посредством прикладных программ и подключенных устройств, обеспечивающих доступ к практически неограниченному объему данных. Реализация такого рабочего места зависит от технологического и человеческого факторов.
На вебинаре, который провела компания SMART business, были представлены ключевые аспекты создания современного цифрового рабочего места, а также затронуты такие вопросы, как совместная работа команды и создание корпоративной культуры творческого сотрудничества. Вебинар провели менеджер по стратегическому маркетингу Андрей Бурлуцкий из SMART business и эксперт по современному рабочему месту Наталья Бурлакова из корпорации Microsoft.
Как отметила Наталья Бурлакова, за последние годы произошло очень много изменений в сфере технологий, в сфере инноваций, поэтому в Microsoft создана группа, которая занимается исключительно современным рабочим местом.
В свою очередь, Андрей Бурлуцкий представил свой взгляд на то, что такое цифровое рабочее место. В частности, в любой компании есть бизнес-процессы, к примеру, для организации отдела продаж, производства, логистики и т. д. Но точно также есть процесс для организации командной работы, совместной работы, коммуникаций и т. п. Это определяется как некая корпоративная архитектура сотрудничества и коммуникаций. Она делится на четыре ключевых компонента. Это люди, индивидуальная продуктивность которых играет основную роль, это командная продуктивность, экспертное сообщество и сама организация, эффективность ее коммуникаций как сверху вниз, так и снизу вверх. И здесь нужно понимать, зачем это делать, почему прямая трансляция или даже видеообращение генерального директора и топ-менеджеров к сотрудникам влияет на их вовлеченность, понимание, куда движется бизнес, синхронизацию коллективной работы и смысла того, зачем сотрудник каждый день приходит на работу. Ну, и снизу вверх, чтобы обеспечить обратную связь.
Отвечая на вопрос о том, как на цифровую трансформацию рабочего места смотрит Microsoft, Наталья Бурлакова отметила, что наряду с новыми возможностями появляется также и много новых сложностей. Поэтому, возникает вопрос, как выжить в таких обстоятельствах, не запутаться, не потеряться во всех тех инструментах, которые стали доступны?
Как сотрудники компаний, так и целые организации сегодня сталкиваются со многими вызовами. По исследованиям Microsoft, только 37% руководителей верят в то, что они могут построить доверительные отношения со своими сотрудниками. На самом деле, проблема вовлечения есть у всех компаний. А для Украины этот вопрос является очень наболевшим. Положение усложняют открытые границы и свободная миграция, поэтому у многих компаний возникает проблема удержания сотрудников.
Microsoft в свое время пережила достаточно серьезные изменения в бизнесе, и вопросы вовлечения сотрудников и организации их работы были весьма острыми. Наталья Бурлакова работает в компании уже восемь лет и она, по ее словам, хорошо помнит свои первые дни. Нужно было работать с электронной почтой, проводить виртуальные встречи в Skype, вызывать и отвечать на внутренние звонки, отслеживать информацию на внутренних порталах и многое другое. Нужно было буквально «жонглировать» приложениями. Однако в какой-то момент приходит понимание, что видов коммуникаций существует всего три: интерактивные, push-коммуникации (корпоративные социальные сети) и pull-коммуникации (intranet-сайты), с помощью которых, например, делаются запросы к своему работодателю.
У Microsoft для трех видов обозначенных коммуникаций есть три продукта. Один из них – Teams, с помощью которого проводятся в частности и вебинары, Yammer, инструмент для экспертных групп, Outlook ну и плюс SharePoint, платформа, на которой строятся корпоративные порталы.
У Teams аккумулирующий интерфейс, в котором можно работать по многим направлениям, решая многие вопросы. Yammer является социальной сетью экспертов, в которой можно получить ответы на многие вопросы, поскольку она объединяет 120 тыс. сотрудников Microsoft. Что касается Outlook, то этот инструмент может служить средством формализации.
С появлением социальных сетей стало казаться, что работу можно построить с их помощью, поскольку они были понятны. Но выяснилось, что социальная активность и вовлеченность человека в работу – это все-таки разные вещи. И для выолнения разных задач требуются разные продукты.
Важный момент также состоит в том, что вопросы ИТ-безопасности стали сегодня одними из наиболее актуальных. Они, в частности, обострились с распространением облачных технологий и использовании смартфонов в качестве устройств доступа к корпоративной информации. При этом каждый сотрудник должен иметь определенные права. Поэтому запрос на безопасность для современного рабочего места очень высокий. Откликаясь на требования рынка, Microsoft включила защиту облачных данных в продукт Microsoft 365. Инструменты ИТ-безопасности компании помогают также избежать случайных ошибок.
Когда создается традиционное рабочее место, то для него нужен офис, рабочий стол, канцелярские принадлежности, противопожарные инструкции, схема эвакуации и многое другое. В цифровом мире появляются свои условия для работы и свое рабочее место – смартфон, ноутбук, Интернет. А что, если на смартфон сотрудника компания предлагает установить корпоративные приложения, а он не хочет? Какие должны были бы быть аргументы компании, чтобы он согласился? Прежде всего, возможность быть мобильным сотрудником нужно рассматривать как преимущество. Мобильность позволяет включать в свой рабочий день активность, которая не связана с работой, но является важной для пользователя. Современные смартфоны и возможность доступа к корпоративным ресурсам позволяет иногда выполнять до 90% работы без присутствуя в офисе.
Также вполне очевидно, что в работе сотрудника можно выделить два аспекта. С одной стороны, это индивидуальная продуктивность и поведение в цифровой среде, а с другой – командная эффективность. Что здесь делает Microsoft для себя и что могут делать компании, у которых есть Office 365? Такой инструмент, как MyAnalytics позволяет посмотреть, сколько времени и на что потрачено и, может быть стоит скорректировать свою деятельность. Другой инструмент – Workplace Analytics предоставляет агрегированные данные. Здесь любой руководитель может увидеть общий срез по компании, какие отделы взаимодействуют, определить наиболее активных сотрудников в разных каналах коммуникаций.
Возвращаясь к безопасности стоит отметить, что, по оценкам Microsoft, в мире около 2 млрд. мобильных сотрудников и при этом 73% паролей дублируются, а 40%, в конечном счете, скомпрометированы. Например, пароль личной почты может позволить злоумышленникам получить доступ и к корпоративным данным. Что касается свободы использования персональных устройств и разных приложений, то есть так называемые Shadow IT – это когда на персональные телефоны устанавливаются прикладные программы, которые используются в рабочих целях. Самый простой промер – это обычный коммуникатор, который не контролируется компанией. И если компания не предоставит сотруднику удобный инструмент для коммуникаций, он будет пользоваться неконтролируемым облаком.
Microsoft строит современное рабочее место, используя ряд концепций. В частности это предоставление удобных инструментов, в том числе и для стимулирования креативности. Важным аспектом является также интеграция, которая облегчает работу с несколькими прикладными программами. Но стоит только для одной из используемых программ выпустить обновление, может начаться чехарда. Здесь становятся очевидными преимущества одного производителя. В итоге цифровое рабочее место в понимании Microsoft – это полноценное интеллектуальное безопасное решение, которое дает сотрудникам возможность эффективно использовать свое рабочее время.
Однако новые инструменты могут вызвать и определенные трудности. Некоторым сложно изменять свои бизнес-процессы, перейти на использование нового интерфейса. У компании может быть стратегия внедрения инноваций, 100-процентной цифровизации и трансформации. Но, по словам Питера Друкера (Peter Druker), известного человека в корпоративной культуре и корпоративном менеджменте, «культура съедает стратегию на завтрак». И если просто заменить один инструмент на другой, то, с большой долей вероятности, сотрудники не будут использовать его эффективно, либо вообще откажутся и перейдут на свои привычные инструменты. Собственно поэтому очень важно построить корпоративную культуру.
Но еще более важно постоянно развивать корпоративную культуру, адаптируя ее к меняющимся условиям. Сама Microsoft в процессе постоянных изменений фокусировалась на людях и процессах, с которыми они связаны, технологиях, используемых в повседневной жизни. Так с приходом в 2014 г. Статьи Наделлы очень сильно изменились коммуникации в компании, активизировалось использование сети Yammer, появились «живые» встречи. Каждый сотрудник один раз в месяц может задать вопрос СЕО, на который обязательно получит ответ. И, как показывает опыт, это крайне важно для формирования корпоративной культуры творческого сотрудничества.
Вы можете посмотреть полный вебинар “Modern Digital Workplace” в записи.
