Як не перетворити базу знань на «звалище» застарілого контенту
Коли знання співробітників стають застарілими – стає застарілою і організація, в якій вони працюють. Компанії регулярно оновлюють сервіси і продукти, і ті, хто постійно навчає своїх співробітників, отримують конкурентну перевагу.
Компанія SMART business представила нове рішення для автоматизації усіх HR-процесів – SMART HCM&LMS. А в світлі цієї теми, 11 липня LMS-консультант SMART business В’ячеслав Дьомін провів вебінар на тему підтримки та оновлення навчальних матеріалів в Learning Management System.
Нема контенту – нема LMS
Перше питання, яке варто поставити перед впровадженням LMS: чи є навчальний матеріал?
Якщо матеріали є, наступний крок – проведення аудиту. Після цього потрібно визначити формат, в якому буде проводитися навчання, і визначити відповідальних осіб.
Якщо матеріалів немає – додаються кілька етапів. Треба зрозуміти, кого, як і чому компанія повинна навчити, і визначити, які формати більше для цього підходять.
Як завантажити контент
До створення та підтримки контенту слід підходити стратегічно, завчасно продумавши план, адже на розробку одного курсу йде від одного до двох місяців. Починати створювати контент краще одразу після прийняття рішення про створення LMS.
В першу чергу визначається та цільова аудиторія, яку треба навчити. Для цього треба зрозуміти, якими знаннями повинна володіти цільова аудиторія. Якщо йти від знання до тем, з’являється чітке бачення системи.
За кожною темою визначається, чи є матеріал, чи немає, чи перевіряється його актуальність, та чи визначається частота оновлення. А після того, як закінчується аудит, визначається, яке навчання потрібне: обов’язкове, проектне, одноразове чи самонавчання.
Етапи створення LMS-порталу
Все починається з виникнення попиту – коли компанія бачить потребу в навчанні. Так як створення кожного курсу – проектна робота, по-перше, треба зібрати проектну команду, яка буде розробляти кожний курс.
В ідеалі, під кожний курс повинна бути виокремлена команда в складі: замовника, експерта з контенту, проектного менеджера, копірайтера, дизайнера та адміністратора LMS. На жаль, реальність така, що останні 4 ролі виконує одна й та сама особа.
Після того, як матеріали зібрано, структуру створено, формати визначено, курс оформлений дизайнером, і тестування на фокус-групі проведено – курс можна запускати. А одночасно з курсом запускається і його підтримка.
Підтримка контенту – здорова LMS
Для ефективної підтримки необхідно призначити відповідальних за кожний курс осіб. Дані змінюються, продукти часто оновлюються – все це необхідно моніторити, інакше курс перетвориться на «звалище» застарілого контенту. Відповідальна за курс особа повинна знати, які курси за нею закріплені, і відмічати усі зміни.
Коли вже сформовано pool курсів, треба створити календар, і, як мінімум, на щорічній основі. В ньому слід вказувати графік, періодичність оновлень і відповідального за кожен курс. Люди часто змінюються, переходять на нові проекти, тому важливо, щоб у нової людини був доступ до повної історії курсу.
Основні формати
Існує чотири основні формати: відео, аудіо SCROM та документи. Кожний формат має свої особливості, і жоден з них, по суті, не є універсальним рішенням. Тому, створюючи курс, варто зрозуміти, які потреби закриває навчання, і як співробітники користуватимуться навчальними матеріалами.
Система для автоматизації HR-процесів – SMART HCM&LMS підтримує всі вищеперераховані формати, а що стосується відео, то можна також підтягнути навчальні ролики з YouTube.
LMS інтегрується не за один день, і тому, коли компанія ухвалює рішення впровадити систему, така система повинна існувати повний життєвий цикл. Головне в цьому процесі – не створювати курси на основі імпровізації, завжди повинен бути сценарій, як для окремих матеріалів, так і для системи LMS в цілому.
Не пропустіть наступний вебінар, який відбудеться 24 липня. На ньому HRIS-консультант SMART business розповість про оцінку ефективності персоналу і важливості цього процесу в сучасній компанії.