Собирая и анализируя обратную связь пользователей, в 2020 году команда SMART business работала над улучшением системы SMART HCM & LMS для более удобного и эффективного использования.
SMART HCM & LMS разработан для автоматизации HR-процессов и Employee Journey в больших и малых бизнесах разных индустрий. Цель системы – повысить эффективность работы HR-команд и диджитализировать ключевые HR-процессы: подбор, обучение, развитие и удержание талантов с использованием цифровых инструментов, DATA & AI и аналитики.
Наша миссия – обучать и развивать сотрудников с помощью технологий: создать платформу и предоставить ресурсы для обмена экспертизой, поддерживать и сопровождать их на каждом этапе Employee Journey, обеспечивать качественный опыт от первого контакта до офбординга.
SMART HCM & LMS – это реальный инструмент для 360-градусного обзора сотрудника, который хранит всю его историю в компании, персональные данные, информацию об обучении и результатах работы. Задача HR – оценить состояние сотрудника в каждый конкретный момент времени и обеспечить то, что повысит его эффективность и усилит вовлеченность.
В 14-м и 15-м релизах команда разработчиков обратила особое внимание на:
- оптимизацию рабочего времени рекрутера на работу с вакансиями и откликами, работу с внутренними заказчиками и внешними кандидатами;
- адаптацию дизайна и удобство интерфейса для работы с системой с разных устройств и реализации функционала для пользователя и администратора;
- адаптацию модулей и функций системы к реализации через чат-бот с целью сократить время на выполнение рутинных HR-задач и повысить юзабилити для пользователя;
- обновление Learning Management System для удобного массового назначения и прохождения курсов, оценки пройденного сотрудниками материала;
- совершенствование сервисов самообслуживания сотрудников и многое другое.
Модуль РЕКРУТИНГ
R14. Обновленная интеграция с сайтом поиска работы DOU.ua.
Настроен парсинг резюме и сопроводительного письма, полученных на DOU.ua при отклике на вакансию. Обновленная интеграция позволяет автоматически создавать карточку кандидата и отклика, вносить в карточки полученную информацию для дальнейшего анализа и принятия решения.
R14. API для интеграции с внешним сайтом компании.
Разработан API, который позволяет:
- синхронизировано размещать вакансии на сайте компании,
- получать отклики с карьерной страницы сайта,
- сохранять в системе отправленные с сайта резюме.
R14. Публикация вакансий на разных job-сайтах с единого интерфейса.
Новый объект «Публикация вакансии» позволяет рекрутеру размещать вакансию на разных площадках и сайтах с одного интерфейса. Текст вакансии для каждого ресурса может быть адаптирован под его целевую аудиторию или формат. Каждый отклик содержит информацию о канале, с которого он был направлен, что позволяет определить самые эффективные сайты.
R14. Интеграция с OLX.ua.
Реализована интеграция с разделом Работа|OLX.ua. Она позволяет рекрутеру автоматически публиковать вакансии на ресурсе и получать отклики.
R14-15. Создание отклика на вакансию из Outlook.
Если в ответ на вакансию вы получили письмо в Outlook, система автоматически создаст отклик и карточку кандидата, используя полученную информацию, и сохранит резюме из письма. Это сэкономит время рекрутера на ручном копировании и сохранении данных кандидата из письма и поможет автоматизировано вести единую базу откликов.
R14. Парсинг резюме.
Система позволяет автоматически искать данные в резюме и заполнять соответствующие поля карточки кандидатов, например email. Новая функция существенно экономит время рекрутеров на формировании базы кандидатов из файлов резюме.
R14. Хранение резюме c job-сайтов на SharePoint.
Полученные с job-сайтов резюме автоматически сохраняются в библиотеке документов на SharePoint. Инструменты SharePoint позволяют просматривать, обмениваться резюме, предоставлять к ним доступ другим пользователям или другим сервисам. Например, администратор системы может просмотреть полученный файл в карточке отклика в Dynamics.
R14. Чат-бот для рекрутинга.
В системе настроен chatbot-рекрутер в Telegram как дополнительный канал привлечения кандидатов. С помощью чат-бота кандидат имеет возможность:
- узнать краткую информацию о компании;
- просмотреть весь список вакансий и найти нужную по ключевым словам;
- узнать подробную информацию о вакансии;
- пройти первичный отбор, ответить на вопросы и указать контактные данные;
- отправить резюме в виде файла или ссылки.
Данные о кандидате сохраняются в системе в момент его подключения к чат-боту. В дальнейшем чат-бот может использоваться как инструмент коммуникации или уведомления потенциальных кандидатов о новых вакансиях.
R14-15. Расширенный доступ к модулю «Рекрутинг» для руководителя.
Используя модуль «Рекрутинг», каждый руководитель может открыть вакансию в своем отделе, подать заявку на поиск кандидата, просмотреть ее статус, статистику откликов и ознакомиться с информацией о кандидатах. Большинство полей заявки заполняется автоматически согласно выбранному профилю должности. Создавая вакансию, руководитель может указать дополнительные требования к кандидатам.
На этапе подбора он принимает участие в оценке кандидатов и предоставляет рекрутерам обратную связь в электронном виде. В системе сохраняется вся история активностей и данных, влияющих на принятие решения.
Рекрутер видит информацию о заявке и об инициаторе в Dynamics. Работая с заявкой, он может фиксировать информацию по каждому этапу, сроки работы и причину завершения.
R14. Автоматическое заполнение Текущего этапа работы с кандидатом.
Реализован скрипт автоматического заполнения «Текущего этапа работы с кандидатом»: поле автоматически заполняется при переходе кандидата на следующий этап. Актуальные данные отображаются в воронке подбора и упрощают формирование отчетности.
R15. Интеграция Outlook с календарем в системе.
Благодаря интеграции с Exchange Server, все активности в календаре Outlook синхронизируются с календарем в SMART HCM & LMS. Это позволяет рекрутеру видеть свою загруженность и график коллег, планировать звонки, встречи с кандидатами, а также формировать список задач по обработке откликов в HCM-календаре.
R15. Копия вакансии в один клик.
Нажав кнопку Copy Open Placement в Dynamics, Рекрутер может создать копию вакансии в «один клик» и сэкономить время на повторном внесении одних и тех же данных.
Модуль ДИСТАНЦИОННОЕ ОБУЧЕНИЕ: Learning Management System
R14. Обновленный и адаптированный дизайн LMS-портала для мобильных устройств.
Обновление дизайна страниц портала улучшило его структуру и юзабилити. Пользователи могут начать работу с порталом без вводных инструкций. Новый проигрыватель адаптирован под все типы материалов и максимально расширяется на весь экран, фокусируя внимание на контенте. Портал включает адаптивную верстку и доступен с любых устройств.
R14. Единый интерфейс и новый дизайн портала в Teams.
Для поддержки единого интерфейса выполнен редизайн страниц портала для приложения Teams.
Это позволяет пользователям одинаково комфортно работать в системе независимо от выбранного интерфейса – Teams или Портал.
R15. Видеопроигрыватель учебных материалов.
Система разрешает пользователю самостоятельно устанавливать скорость воспроизведения обучающего видео для комфортного восприятия учебного материала.
R14. Загрузка дополнительных материалов в учебные курсы.
Администратор может добавить в учебный модуль дополнительный материал. Новые материалы будут доступны к просмотру и загрузке на странице проигрывателя.
R14. Новый тип учебного материала Microsoft Stream Video.
Расширен список типов контента на LMS-портале. Теперь в качестве источника материала учебного курса администратор может указать ссылку на Microsoft Stream Video.
R14. Мероприятие как модуль учебного курса.
Создавая учебный план, T&D менеджер может комбинировать записанные или онлайн-тренинги и аудиторные обучающие курсы для реализации концепции «blended learning».
R14. Прохождение тестирования через чат-бот.
HR-специалисты смогут проводить массовую оценку знаний сотрудников с помощью чат-ботов в Teams и Telegram. В тестах можно использовать вопросы с одиночным и множественным выбором вариантов ответов, а результаты сохраняются в системе аналогично тестированию через портал. Кроме того, система помогает контролировать повторное прохождение тестов.
R15. Адаптация контента для тестирования.
Создавая тесты или опросы, Администратор может указать, в каких интерфейсах системы они будут отображаться. Система предложит доступные для заполнения поля в каждом из них. Это позволит нивелировать риск возможных ошибок, связанных с ограничениями разных интерфейсов. Например, при создании теста для чат-бота параметр «Разрешить пропускать вопросы» будет недоступен.
R15. Бесперебойное прохождение тестов и сохранение результатов.
Система позволяет сотруднику запустить тест повторно и продолжить тестирование с момента его прерывания. Это помогает сохранить результаты и сэкономить время, если во время прохождения теста внезапно прерывается интернет-соединение или не завершается сессия.
R14. Отображение всех назначенных учебных материалов.
Администратор системы может отслеживать все назначенные сотрудникам обучающие планы, курсы, модули и материалы в одном окне. Это позволяет контролировать запланированное обучение сотрудников.
R15. Массовое назначение обучения.
Система дает возможность одновременно назначать несколько планов, курсов и модулей выбранным сотрудникам или сотрудникам из динамических списков, а также позволяет настроить автоматические уведомления о назначенных курсах.
R15. Список автоматических уведомлений.
Новый пользователь системы получает автоматическое сообщение о регистрации на портале. В свою очередь руководитель получает автоматическое уведомление о назначенном обучении для своих подчиненных.
R14. Интеграция с сервисом ZOOM.
Интеграция с сервисом ZOOM Meetings реализована для организации комплексного онлайн-обучения, проведения вебинаров и корпоративных мероприятий. Она позволяет администраторам создавать ZOOM Meeting непосредственно из системы и приглашать участников. После приглашения система автоматически отправляет уведомление со ссылкой на подключение и блоком в календарь, а после завершения – обновляет статусы участников, на базе которых можно отправлять анкету обратной связи и формировать отчет.
R15. Обратная связь сотрудника после обучения.
После завершения обучения сотрудник может оставить комментарий и оценить пройденный материал. Параметры и вопросы для обратной связи определяет Администратор на этапе создания курса. Анализ оценок и обратной связи позволяет составить рейтинг курсов и оперативно улучшать учебные материалы с низким показателем.
R15. Сертификаты сотрудника.
Система помогает управлять внутренними и внешними сертификатами сотрудника. При создании учебного курса Администратор может выбрать шаблон сертификата, который будет автоматически назначен сотруднику после успешного обучения. На Портале сотрудник может просмотреть, распечатать свой Сертификат или поделиться им в социальных сетях. Также на Портал можно загрузить внешний сертификат, чтобы информировать HR-команду и хранить все достижения в одном месте.
R15. Указание навыков, которые получит сотрудник после мероприятия.
Создавая обучающее мероприятие, HR- или T&D-менеджер может указать список навыков, которые поможет развить участие в данном мероприятии.
Модуль РАБОТА С СОТРУДНИКАМИ
R14. Обновленный Welcome-сценарий в чат-боте Teams.
Welcome-сценарий чат-бота адаптирован под особенности интерфейса Teams. Обновлена визуализация и диалоги для удобства работы и лучшего восприятия новым сотрудником.
R15. Цифровой чек-лист подготовки выхода сотрудника на работу.
Система позволяет Рекрутеру и всем вовлеченным лицам заранее подготовиться к выходу нового коллеги. Для этого Администратор может настроить в системе шаблоны чек-листов по онбордингу. Система автоматически назначит задачи из чек-листов тем сотрудникам, которые ответственны за подготовку и организацию выхода сотрудника на работу, и уведомит о сроках выполнения этих задач.
R14. Разграничение доступа к разделам портала.
На портале каждый сотрудник видит свою личную информацию и разделы, к которым у него есть доступ согласно назначенным ролям и обязанностям. Например, доступ к личным данным сотрудника будет только у HR-команды, а к финансовым отчетам – у команды финансистов и ответственных руководителей. Кроме того, это позволяет обезопасить разделы на этапе внедрения от «незапланированного тестирования».
R15. Редизайн страницы Профиль.
Чтобы сделать работу с порталом еще более удобной, были изменены структура и дизайн страницы «Профиль». Информация в профиле каждого сотрудника теперь структурирована по разделам, а доступ к каждому из них ограничен согласно роли пользователя.
R15. Постановка целей для сотрудников.
Система дает возможность внедрить и автоматизировать процесс постановки, согласования и каскадирования целей. Реализовать целеполагание и оценить достижение целей можно на уровне всей компании, отдельных подразделений и сотрудников, а гибкие возможности системы позволяют настроить процесс под потребности компании.
R15. Оцифрованный процесс увольнения сотрудника.
Система позволяет автоматизировать процесс офбординга с момента фиксации HR-менеджером информации об увольнении в карточке сотрудника. В системе доступен список анкет «exit interview», из которых можно выбрать шаблон для автоматической отправки сотруднику. Результаты анкеты сохраняются в системе и доступны для анализа. Система автоматически уведомит участников процесса о необходимости выполнить поставленные задачи, а система деактивирует все контракты сотрудника в день увольнения.
R15. Заявки на отсутствие на Портале.
Начаты работы по реализации функционала «Отсутствия», который позволит сотрудникам подавать заявки на Day-off прямо с портала.
R14. Заявка на отпуск через чат-бот.
Благодаря реализованному сценарию OutOfOffice с причиной «Vacation» сотрудники могут быстро и удобно сформировать заявку на Отпуск через чат-бот. Заявка автоматически дублируется в системе, а HR-менеджер получает соответствующее оповещение.
R14. Хранение фотографий сотрудников в облаке.
Автоматическая загрузка и хранение фотографий сотрудников в едином облачном хранилище Azure Blob Storage позволяет использовать одинаковое фото сотрудника в разных сервисах системы. Например, в профиле на Портале или в сценарии «Поиск сотрудника» в чат-боте. При изменении фото в одном из сервисов оно автоматически меняется в остальных.
R14. Навыки и Благодарности в чат-боте Teams.
Разделы портала «Мои навыки» и «Благодарности» доступны сотрудникам в чат-боте Teams по аналогии с Telegram, где сотрудники могут использовать удобный и привычный интерфейс. При использовании данных система сохраняет информацию о том, с какого интерфейса был создан объект, что позволяет анализировать активность и определять наиболее популярные каналы.
R15. Набор отчетов «General HR metrics».
Система позволяет автоматически сформировать ряд отчетов по основным HR-метрикам. Для удобства и оперативности в системе уже подготовлен и реализован набор отчетов в Power BI.
Модуль ОЦЕНКА СОТРУДНИКОВ
R14. Массовые опросы через Survey.
Используя механизм назначения и распределения, Администратор может организовывать и проводить массовые опросы, назначать анкеты сотрудникам, руководителям или наставникам в зависимости от задач.
R14. Выбор типа руководителя в процедуре оценки.
Во время организации оценки персонала (навыки, компетенции, KPI, опросы) Администратор может указать тип руководителя: Административный, Функциональный, Наставник. Это позволяет расширить круг оцениваемых и сэкономить время на назначение им оценочных форм.
R15. Новые функции для организации опросов.
Создавая опрос или анкетирование, Администратор может указать время его прохождения и количество вопросов. Таймер и число вопросов будут отображаться на экране пользователя во время теста, чтобы он мог реально оценить свое время.
R15. Последовательность вопросов и ответов в тестах и опросах.
При создании вопросов теста Администратор может установить последовательность их отображения на портале. Это позволяет сохранить логику опроса и упростить его прохождение для пользователя.
R15. Расчет результатов теста по баллам.
Формируя вопросы для тестов, Администратор может установить сложность вопроса и указать бал за верный или неверный ответ. Система позволяет принимать как полные, так и частичные ответы участников. Используя интерфейс тестов, можно организовывать не только оценку уровня знаний сотрудников, но и проводить психологическое тестирование.
Модуль ГЕЙМИФИКАЦИЯ
R15. Новый дизайн страницы «Мои бейджи».
Разработан новый дизайн страницы «Мои бейджи», который улучшает пользовательский опыт и упрощает навигацию.
Модуль ИВЕНТ-МЕНЕДЖМЕНТ
R14. Подтверждение регистрации на корпоративное мероприятие и ограничение максимального количества участников.
В модуле «Ивент-менеджмент» администратор системы получает возможность управлять регистрациями на ивенты и контролировать максимальное количество участников. Создавая новое мероприятие, администратор может указать необходимость подтверждения регистрации и верифицировать заявки самостоятельно. А в случае превышения допустимого количества мест, указанного в карточке ивента, заявки на участие будут попадать в лист ожидания.
OTHER
R14. Среди доработок системы, которые повышают её работоспособность и юзабилити:
- Скрыт признак «Обязательного» вопроса в тестах.
- Скрыт признак «Верный/Неверный» вариант ответа для Опроса.
- Реализовано автоматическое заполнение Даты начала=9:00 и Завершения=18:00 мероприятия.
- Оптимизирована загрузка главной страницы Портала.
- Оптимизирована синхронизация данных между CRM и порталом.
Закажите демонстрацию SMART HCM & LMS по ссылке уже сейчас!